ALLMÄNNA AVTALSVILLKOR

Revision 2021-04

1. PARTER OCH TJÄNSTER

I de allmänna villkoren nedan kallas Du/Ditt företag för Kund och Coegi Cloud AB, 556658-5666, Mårten Krakowgatan 2, 411 04 Göteborg, för Coegi. Coegis tjänster består av Coegi Modern Workplace, Hosting / IT-drifttjänster, Nätverkstjänster, IT-säkerhetstjänster, Konsulting och andra tjänster och programvaror som Coegi äger rätten att återförsälja samt kommande produkter och tjänster som kund kan använda över Internet. De tjänster som Du faktureras för kallas nedan Tjänsten. Dessa villkor kallas för Allmänna Villkor.

2. AVTALSTID

Så snart Kund har beställt Tjänsten börjar Avtalet att löpa. Avtalstiden är normalt tolv till trettiosex (12-36) månader från det att Coegi registrerat Kundens tjänst och/eller abonnemang. Avtalet förlängs automatiskt med tolv (12) månader om Tjänsten inte skriftligen har sagts upp senast tre (3) månader före avtalstidens utgång.

3. KUNDENS ÅTAGANDEN MM

3.1 Såvida inte parterna kommit överens om annat skriftligt gäller de priser för Tjänsten som återfinns i avtalet mellan Kund och Coegi. Om ej annat framgår av avtalet, får Coegi en gång per år från och med nytt kalenderår ändra avtalade timarvoden och priset för Tjänsten i överensstämmelse med förändringen enligt det av SCB publicerade Labour Cost Index för tjänstemän (LCI tjm) preliminärt index, SNI2007-kod J (Informations- och kommunikationsverksamhet). Coegi har rätt att höja avgift med omedelbar verkan om höjningen är direkt hänförlig till externa faktorer såsom förändring av valutakurs, skatt eller liknande allmän pålaga samt vid annan liknande omständighet av ekonomisk betydelse för Tjänsten utanför Coegis kontroll och som påverkar kostnaden för tillhandahållande av Tjänsten. Coegi ska avisera avgiftsändringar som är att hänföra till externa faktorer senast en (1) månad innan avgiftsförändringen träder i kraft. Vid utbyggnad av effektivare tjänst ska Coegi senast tre (3) månader innan avgiftsändringen meddela om avgiftsändring till Kund. Ny prisnivå träder i kraft vid ny avtalsperiod.

3.2 Tjänstens fasta avgifter faktureras innevarande kalendermånad, i förskott kvartalsvis eller årsvis efter Kundens val. Tjänstens eventuella löpande utgifter i för- eller efterskott. Betalningsvillkor är femton (15) dagar netto. Vid uppsägning sker ingen återbetalning av redan inbetald avgift eller framtida avgifter som Coegi har rätt till enligt Avtalet. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta enligt Sveriges Riksbanks referensränta plus 8%.

3.3 Utöver ersättning enligt ovan skall Kunden ersätta Coegi för kostnader för anlitande av underkonsulter samt kostnader för resor, hotell, traktamente, bud/frakt, kopior, och andra nödvändiga utlägg.

3.4 Om inte annat framgår av Avtalet, äger Coegi rätt till ersättning för övertid och restid. För överenskommet arbete som skall utföras utanför ordinarie arbetstid men efter kl. 06.00 och före kl. 20.00 helgfria måndagar – fredagar, debiteras avtalat timarvode multiplicerat med faktorn 1,5 per timme. För överenskommet övertidsarbete på annan tid (mellan kl. 20.00 – kl. 06.00) debiteras avtalat timarvode multiplicerat med faktorn 2,0 per timme. För överenskommet övertidsarbete på helgdag debiteras timarvode multiplicerat med faktor 2,5 per timme.

3.5 Avtalet medför inte att upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter till Tjänsten överlåts till Kund. Kund får inte kopiera, ändra eller på annat sätt hantera programvara eller annat material som hör till Tjänsten, inte heller överlåta eller upplåta rätt till sådan programvara eller material till annan, om det inte skriftligen har avtalats med Coegi.

3.6 Kund är skyldig att ange korrekt information om sitt företag och dess organisationsnummer vid avtalstecknande med Coegi. Är det fråga om en privatperson ska personnummer uppges. Kund är ansvarig för att lösenord förvaras på ett säkert sätt. Kund ansvarar själv för eventuellt obehörigt utnyttjande av Tjänsten. Kund kan begära att Coegi spärrar Tjänsten eller att dess användare får nytt lösenord.

3.7 Kund är införstådd med att Tjänsten endast får användas för lagliga ändamål och Kund åtar sig att hålla Coegi skadeslös avseende samtliga krav från tredje man som riktas mot Coegi med anledning av Kundens användning av Tjänsten, innefattande men inte begränsat till anspråk avseende intrång i tredje parts immateriella rättigheter.

3.8 Kund är ansvarig för att upphovsrätten, personuppgiftslagen och andra svenska lagar och förordningar följs.

3.9 Kontinuerlig överföring av data, till exempel där bilder från kamera regelbundet uppdateras, är inte Tillåten mot Coegis datahallar om ej annat är överenskommet i avtal. Coegi tillåter inte depåer för program, film eller musik om inte annat överenskommits.

3.10 Om Kund eller av Kund utsedd person använder enheter som inte manageras av Coegi ska Kund tillse att Kundens data är fri från virus, trojaner, maskar eller annan programvara eller kod som kan skada Tjänsten.

3.11 Kund äger inte rätt att skicka spam-mail via tjänst som tillhandahålls av Coegi. Coegi förbehåller sig rätten att bedöma vad som utgör spam-mail.

3.12 Generellt gäller att Coegi och Kunden skall följa gällande licensavtal och regler för respektive produkt. Coegi ansvarar för att varje av Coegi levererad arbetsplats eller server är korrekt licenserad. Licenser kan vara av Coegi köpt eller hyrd licens eller av Kunden ägd eller på annat sätt köpt licens (t.ex. ett storkundsavtal som kan användas).

I det fall Coegi vid inventering finner mjukvara där licenser saknas, informeras behörig funktion hos Kunden att korrekta licenser saknas och Kunden väljer då att avinstallera mjukvaran, beställa licens av Coegi eller använda egna licenser (t.ex. storkundsavtal eller köpt på annat sätt).

Observera följande:

  • Vissa mjukvaror kräver licenser för alla användare som är anslutna mot servern, oavsett om användaren nyttjar aktuell mjukvara eller inte.
  • I vissa fall kan inte Kunden välja alternativet egna licenser utan måste använda licenser från Coegi. Detta framgår i så fall av respektive produkts licensvillkor och är inget som Coegi kan styra över.

3.13 Vid Avtalets inledning åligger det Kunden att Coegi får del av aktuell dokumentation kring programvarulicenser, serienummer, gällande garantier och övrig relevant information Coegi behöver för att uppfylla utlovade tjänster. Om så önskas kan Coegi hjälpa Kunden att samla in informationen vilket då debiteras separat alternativt avtalas i Avtalet.

3.14 Kunden tillåter Coegi att installera nödvändig drift-, support- och övervakningsprogramvara i Kundens IT system. Kunden tillåter vidare att Coegi via distans har möjlighet att fjärrstyra och konfigurera Kundens utrustning samt, för tjänstens utförande, öppna nödvändiga portar i Kundens brandvägg(ar).

3.15 Kunden har support och underhållsavtal med leverantörer av annan mjuk- eller hårdvara som Coegi normalt inte säljer. För dessa system kan Coegi inte ta helhetsansvar utan enbart ansvara för drift av systemet och då i samråd med Kundens leverantör. Föregående hindrar dock inte Coegi från att agera SPOC (Single-Point-Of-Contact) för Kunden gentemot berörd leverantör.

3.16 Kunden har möjlighet att upphandla all hård- och mjukvara, tillbehör och samtliga tjänster rörande dess IT-system från Coegi. Syftet med detta är att Coegi i alla lägen skall kunna hålla en hög driftsäkerhet i systemen genom att välja utrustning som fungerar väl i Kundens miljö som helhet samt vara fullt informerad om systemets uppbyggnad.

3.17 Om kunden önskar avboka hela eller delar av inbokade konsultbesök, t.ex. överenskomna fasta besök, bokade installationer eller felsökningar, måste detta ske senast två (2) arbetsdagar innan den inbokade tiden, annars sker full debitering.

3.18 Kunden får, under avtalstiden och tolv (12) månader därefter, inte anställa Coegis personal, eller hyra in dess tjänster annat än genom Coegi. Vid brott mot denna bestämmelse skall Kunden erlägga ett skadestånd till Coegi motsvarande tolv (12) månadslöner för aktuell medarbetare.

4. COEGIS ÅTAGANDEN

Coegi åtar sig att tillhandahålla Tjänsten till Kund 24 timmar per dygn, med undantag för planerade driftstopp, med de begränsningar som följande servicenivåer innebär. Planerade driftsstopp ska i möjlig mån ske utanför kontorstid. Coegi ska informera Kund om planerat driftsstopp i god tid i förväg. Antalet tillåtna driftstopp ska, om inte annat överenskommits, inte överstiga ett tillfälle per månad.

 

Tillgänglighet per kalendermånad Felanmälan Support
99,9% Alla dagar 00.00-24.00

support@coegi.se

Normal kontorstid (8-17)*

*Baserat på ordinarie servicenivå

 

Coegi ska hålla tillgängligheten avseende Tjänsten på 99,9% eller högre mätt per kalendermånad. Om tillgänglighetstalet är under 99,9% kan Kund begära prisreduktion som anges nedan, där avgiften motsvarar den månadsavgift Kunden betalar för den aktuella delen av Tjänsten.

Nedsättningsnivå Tillgänglighetstal (% Standard Tillgänglighetstal (%) Jour Prisreduktion
1 Under 99,9% men över 99,0% Under 99,9% men över 99,0% 10% av månadsavgiften
2 Under 99,0% men över 98,0% Under 99,0% men över 98,0% 20% av månadsavgiften
3 Under 98,0% men över 97,0% Under 98,0% men över 97,0% 40% av månadsavgiften
4 Under 97,0% Under 97,0% 60% av månadsavgiften

4.1 Tillgänglighetstal

Tillgänglighet till Tjänsten mäts enligt följande formel:

T= (P-F) * 100/P där

T= Tillgänglighet i procent

P= Antal minuter under aktuell kalendermånad.

F= Förlorad tid inom perioden P mätt i antal minuter som definierats som Stillestånd (dock ej planerade driftsstopp).

Stillestånd avser väsentliga fel som leder till att Tjänsten eller servicen inte är tillgänglig för Kund. Stillestånd ska rapporteras till Coegi.

4.2 Felanmälan

Felanmälan kan ske dygnet runt, årets alla dagar, via e-post till support@coegi.se.

4.3 Support

Support lämnas avseende frågor som berör Coegis tjänster. Support lämnas per telefon 031-762 25 35 alternativt via e-post support@coegi.se.

Handläggning av ett ärende beror på vilken servicenivå man har tecknat.

Följande tider gäller för de olika nivåerna:

Standard   Jour
Servicetid Vardagar 8-17, dag innan röd dag 8-12 Alla dagar 0-24

Felsökning påbörjas så snart som möjligt. Vid hög belastning eller där ett flertal supportärenden kommer in samtidigt så hanteras dessa enligt servicenivå.

Felsökning garanteras att påbörjas enligt följande tider:

  Standard   Jour
Påbörjad felsökning 4h 1h

 

4.4 Coegi får anlita samarbetspart och underkonsult för utförande av del av leverans. Coegi ansvarar för sådan person såsom för egen del.

4.5 Coegis åtagande kring tillgänglighet gäller tjänster som levereras av Coegi. Undantagna från Coegis åtagande avseende tillgänglighet är enskilda användardatorer.

5. MÄTNING AV SERVICENIVÅER

Coegi bekostar och implementerar system som kan mäta de avtalade servicenivåerna. Mätpunkten för Tillgänglighet definieras som möjligheten för Kunden att logga in i Tjänsten. Då Tjänsten är beroende av Internet är Kunden införstådd med att avbrott, fördröjningar, och liknande hinder mellan Tjänsten och Kunden inte utgör fel i Tjänsten.

6. PRISAVDRAG OM AVTALAD SERVICENIVÅ INTE UPPNÅS

6.1 Om Coegi inte uppfyller utlovad funktionalitet och tillgänglighet enligt punkt 4 är Kund berättigad till reduktion av avgiften enligt tabeller under punkt 4.

6.2 Coegi ansvarar för bristande uppfyllelse av avtalade servicenivåer enbart enligt villkoren i denna punkt. Därutöver har kunden ingen rätt till skadestånd eller annan ersättning på grund av avvikelse från servicenivån, såvida inte uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger.

7. ANSVARSFRIHET FÖR COEGI ÄVEN OM AVTALAD SERVICENIVÅ INTE UPPNÅS

Coegi ansvarar inte för bristande uppfyllelse av avtalad servicenivå, om Coegi kan visa att detta har orsakats av någon av nedanstående omständigheter och under förutsättning att sådan omständighet inte är direkt hänförlig till Coegi:

− fel i Kundens utrustning eller programvara

− virus eller annat angrepp på säkerheten hos Kund som härleds till att Kund eller av Kund utsedd person använt enhet(er) som inte manageras av Coegi

− omständighet utanför Coegi ansvarsområde för Tjänsten som t.ex. brist i kommunikation eller andra produkter eller tjänster från tredje man som Coegi inte uttryckligen tagit ansvar för

− DoS-attacker

− force majeure som betyder att Coegi inte är skyldigt att utge ersättning för förlust eller skada som Kund kan komma att lida till följd av att fullgörandet av Coegi åtaganden förhindrats eller väsentligen försvårats av omständigheter som Coegi inte rimligen kunnat råda över eller förutse, inklusive men inte begränsade till arbetskonflikt, krig, uppror eller upplopp, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, export- eller importrestriktioner, jordbävning, blixtnedslag, eldsvåda, översvämning eller vattenskada, allmän varuknapphet eller knapphet i fråga om transportmedel, lagstiftning och myndighetsrestriktioner.

8. KUNDENS DATA

8.1 Kunden ansvarar för att Kundens Data inte gör intrång i tredje mans rättigheter eller på annat sätt strider mot lag.

8.2 Kunden skall därvid även uppfylla eventuella lagkrav avseende kontroll över att Kundens data inte sprids på ett sätt som strider mot lag och/eller allmänt accepterade normer. I det fall det skäligen kan antas att innehållet i Kundens data strider mot lag eller sprids på ett sätt som strider mot lag och/eller allmänt accepterade normer har Coegi rätt att ta del av Kundens data samt förhindra att Kundens data sprids. I det fall Coegi tar del av Kundens data eller förhindrar att Kundens data sprids ska detta genast meddelas till Kund. Kunden skall ersätta Coegi för eventuella kostnader till följd av att Kunden inte uppfyller sitt ansvar enligt denna punkt.

8.3 Kunden ansvarar för att Kunden i samband med uppsägning tar ut all Kundens Data från Tjänsten som Kunden kan komma att behöva för framtida bruk. Coegi lagrar Kundens data i maximalt trettio (30) dagar efter Avtalet upphört, varefter Coegi äger rätt att radera kundens kvarvarande material från Coegis servrar. Observera följande:

  • I fallet att Kunden önskar att Coegi exporterar Kundens Data debiteras Kunden enligt principen löpande räkning.
  • Vid avslutande av Avtalet åligger det Kunden att avinstallera eventuella programvaror som ingår i tjänsten. I det fall Kunden inte avinstallerar programvaran senast sista dagen för Avtalets gällande äger Coegi rätt att löpande fakturera månadsavgiften per påbörjad månad till dess att Kunden avinstallerat programvaran.

8.4 Har avtalet upphört på grund av utebliven betalning, lagras Kundens Data i maximalt trettio (30) dagar varefter Coegi äger rätt att radera kundens kvarvarande material från Coegis servrar.

8.5 Coegi har rätt att stänga av eller begränsa åtkomsten till Tjänsten om det annars skulle medföra en betydande risk för skada för Coegi. Detta skall i sådant fall genast meddelas Kunden och ska ske på ett sätt att det innebär minsta möjliga skada för Kunden.

8.6 Coegi förbehåller sig rätten att vid behov kräva att Kunden lägger över driften på dedikerad internetpåfart om driften blir så bandbreddskrävande att det påverkar övrig verksamhet negativt, Kunden och Coegi tar då tillsammans fram ett underlag för detta.

8.7 Coegi ansvarar endast för förlust av data om denna orsakats av Coegis försumlighet att utföra säkerhetskopiering. Sådant ansvar förutsätter att det uttryckligen anges i Avtalet att Coegi skall utföra säkerhetskopiering.

9. DATASÄKERHET

9.1 Autentisering och kryptering

All datakommunikation sker med Secure Sockets Layer (SSL). För att få tillgång till Tjänsten krävs inloggning med användarnamn och lösenord.

− Krypterad kommunikation: All datakommunikation till och från Kundens klienter krypteras med SSL, den mest använda Internetstandarden för krypterad kommunikation.

− Lösenordsskydd: Inloggningsförfarandet är helt krypterat, vilket innebär att ingen information skickas som okrypterad text. Kundens lösenord lagras i envägskrypterat format (med ett standardiserat envägschiffer).

9.2 Co-location avseende drift i Coegis datahallar

Coegis produkter driftas på servrar i datahallar som övervakas dygnet runt.

9.3 Systemarkitektur och backuper avseende drift i Coegis datahallar

− Redundans i flera nivåer. Coegis produkter bygger på en modern serverplattform.

− Brandväggar: Coegis servermiljö och nätverk skyddas av brandväggar. Dessutom är Coegi proaktiva genom övervakning och analys av brandväggar och systemloggar.

− Databassäkerhet och backuper: Coegi har heltäckande backuprutiner som säkerställer kontinuitet i Tjänsten. Backuperna görs dagligen. Krypteringen av kundernas lösenord kvarstår vid backuperna. Kompletta backuper görs dagligen och överförs till två fysiskt skilda platser.

9.4 Systemarkitektur och backuper avseende drift i Microsoft Azure

− Redundans i flera nivåer. Coegis tjänster bygger på en modern molnplattform från Microsoft.

− Brandväggar: Coegis tjänster och nätverk skyddas. Dessutom är Coegi proaktiva genom övervakning och analys.

− Databassäkerhet och backuper: Coegi har heltäckande backuprutiner som säkerställer kontinuitet i Tjänsten. Backuperna görs dagligen. Krypteringen av kundernas lösenord kvarstår vid backuperna. Kompletta backuper görs dagligen och överförs till två fysiskt skilda platser.

9.5 Kunskaps- och informationsskydd

− Endast ett fåtal nyckelpersoner känner till hur säkerhetssystemet är uppbyggt.

− All personal är bunden av ett konfidentialitets- och yppandeförbudsavtal som förhindrar spridning av kundens information.

10. SKADESTÅND

Coegi ska ersätta Kund för skador som Kund åsamkas på grund av att Coegi genom försumlighet underlåtit att fullgöra sina skyldigheter enligt Avtalet. För brister i åtaganden för vilka prisreducering utgår enligt Avtalet utgår emellertid inget skadestånd. Coegi ansvarar för att inneha giltig ansvarsförsäkring. Kund ska ersätta Coegi för skador som Coegi åsamkas på grund av att Kund genom försumlighet använder Tjänsten i strid med Avtalet eller på sätt som skadar Coegi.

11. ANSVARSBEGRÄNSNING MM

Coegis ansvar är begränsat till direkt skada om maximalt ett prisbasbelopp enligt 2 kap. 6 § socialförsäkringsbalken om inte Coegi agerat uppsåtligt eller med grov vårdslöshet. Coegi är aldrig ansvarigt för indirekt skador, såsom förlorad vinst eller produktion, förlust av data etc. För att krav ska kunna göras gällande måste det framställas inom två (2) månader från att skadan upptäckts eller borde ha upptäckts.

12. PERSONUPPGIFTER

Behandling för vilken Coegi är personuppgiftsansvarig

12.1 Coegi registrerar personuppgifter och annan information om Kund i den utsträckning det behövs för att Coegi ska kunna tillhandahålla Tjänsten och kunna skicka marknadsföringsmaterial mm till Kunden. Coegi är personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter. Kunden äger rätt att en gång per år begära ett registerutdrag från Coegi för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om Kunden. Coegi ska, om Kunden så begär, rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

12.2 Kunden är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i relation till Kundens nyttjande av Tjänsten. Coegi är personuppgiftsbiträde för dessa uppgifter. Det åligger därför Kunden att tillse att Kunden har laglig grund för behandling av personuppgifter och att övriga krav i personuppgiftslagen följs, exempelvis i förhållande till Kundens kunder. Coegi ska upprätta och bibehålla de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna.

12.3 Coegi ska behandla personuppgifter för vilka Coegi är personuppgiftsbiträde i enlighet med Kundens instruktioner och personuppgiftslagen. Om Kundens instruktioner medför extra kostnader för Coegi äger Coegi rätt att fakturera Kunden för sådana kostnader.

12.4 Coegi har rätt att utföra behandling av personuppgifter utanför EU och EES-området.

12.5 Coegi äger rätt att, såvitt avser personuppgifter för vilka Coegi är personuppgiftsbiträde, genom skriftligt avtal anlita underbiträden för personuppgiftsbehandlingen. Sådant avtal ska minst ålägga underbiträdet samma skyldigheter avseende personuppgiftsbehandling som åläggs Coegi enligt detta Avtal. Coegi ska på begäran informera Kunden om vilka underbiträden som Coegi har anlitat.

12.6 Vid Avtalets upphörande ska Coegi radera alternativt anonymisera Kundens personuppgifter.

13. SENASTE VERSIONEN AV ALLMÄNNA VILLKOR

13.1 Coegi äger rätt att ensidigt justera innehållet i dessa Allmänna Villkor.

13.2 Kunden har möjlighet att ta del av den vid varje tid senaste versionen av dessa Allmänna Villkor via Coegis Support.

14. TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTLÖSNING

14.1 Parternas rättigheter och skyldigheter vid tolkning och tillämpning av Avtalet ska bestämmas i enlighet med svensk lag.

14.2 Tvist i anledning av Avtalet skall slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts Regler för Förenklat Skiljeförfarande. Skiljeförfarandet skall äga rum i Göteborg.

14.3 Oaktat vad som sagts ovan äger dock Coegi alltid rätt att indriva fordran på förfallen ersättning eller utlägg enligt Avtalet genom ansökan om betalningsföreläggande eller (om Coegi upplever att fordran är tvistig) genom stämning vid allmän domstol. Vid stämning vid allmän domstol skall Göteborgs tingsrätt vara första instans.