Tips för att undvika cyberbrott under semestern

Sommaren närmar sig med stormsteg. Studenternas skrålsång har klingat ut och grundskolebarnen spritter i hela kroppen inför 10 veckors sommarlov. Samtidigt ändrar många verksamheter sina rutiner och tar in sommarvikarier så att medarbetarna får vila upp sig.
Många övergår snabbt till att läsa jobbmailen från telefonen och använder de öppna WiFi-nätverk de kan finna för att inte påverka surfpotten. Men allt detta medför stora risker. För samtidigt som vi varvar ner, startar de cyberkriminellas högtid.
I detta inlägg får ni tips på vad ni kan göra för att undvika att ni och er verksamhet under sommaren blir offer för cyberkriminella.

Vad är det som lurar i vassen?

Under semestern är det vanligt att många av oss håller ett öga på vår jobbmail från telefonen. Vissa mer regelbundet än andra men nästa alla av oss vill ändå kolla av någon gång då och då. I takt med att vi gradvis slappnar av och vänjer oss med sommarens tempo ökar de cyberkriminellas aktivitet, de vet att vi inte är lika vaksamma längre. Detta ökar deras möjligheter att genom mail med bifogade filer eller manipulerade länkar komma åt känslig information eller verksamhetens data.

Phishing? 

Med handen på hjärtat, om du tänker efter, är du lika noggrann då du läser din mail när du ligger på stranden eller på klipporna likt som du hade varit på kontoret? Det är lätt att missa signaler som i vanliga fall hade väckt dina misstankar. Detta beror till största del på att vi lägger mindre tid på att läsa igenom våra mail i vår telefon, samt att det är svårare för många att kontrollera avsändaren och länkar i telefonen än på vår dator.

Att vi kollar på vår jobbmail mer sällan under sommaren är väl förvisso bra när vi skall ladda våra batterier inför hösten. Men det kan också innebära att vi är mer benägna att vidarebefordra något till en kollega. Något som vi troligtvis inte skulle ha gjort om vi tog oss mer tid att läsa vad som faktiskt står. Ett vidarebefordrat mail från en kollega tolkar nog många av oss som en försäkran på innehållet är relevant, vilket gör att att en annars uppmärksam kollega riskerar att smittas av skadlig kod. Att vidarebefordra mail så här för med sig risker då skadlig kod i regel gör mer skada för den som öppnar det på arbetsdatorn än i telefonen.

"Nätfiske eller lösenordsfiske, eller phishing (efter engelskans fishing, ’fiske’, antagligen påverkat av stavningen i phreaking som i sin tur är en kombination av Hacking/Cracking och Phone) är en form av social manipulation och en olaglig metod att lura innehavare av bankkonton och andra elektroniska resurser att delge kreditkortsnummer, lösenord eller annan känslig information." - Wikipedia

VD-bedrägerier och bluffakturor

Under semestern är det vanligt att de flesta verksamheter använder sig av oerfaren semesterpersonal för att inte stänga helt. Detta känner de cyberkriminella till mycket väl och nyttjar detta tillfälle för att skicka fakturor på varor och tjänster som ni aldrig beställt. En annan minst lika vanlig typ av bedrägeri är VD-bedrägerier där de cyberkriminella skickar falska mail och ber medarbetaren att föra över pengar till ett konto.

För att minska risken av dessa bedrägerier är det viktigt att göra semesterpersonalen medveten om dessa bedrägerier och att ni skapar rutiner för hur de skall hantera misstänkta fall.

Mindre personal och nya ansikten

Att många av oss är lediga under sommaren är ju underbart men när vi är färre ordinarie på plats medför även detta risker. Det kanske säger sig självt men det blir många gånger enklare för utomstående att ta sig in obemärkt på vår arbetsplats och få tillgång till vårt nätverk när allas ansikten är nya för semesterpersonalen.

För att undvika detta så bör man se över besöksrutinerna under sommarmånaderna och säkerställa så att alla verksamhetens enheter är noggrant lösenordsskyddade med tvåfaktorautentisering som standard.

"Tvåfaktorautentisering (även känd som 2FA) är ett sätt att bekräfta användarens begärda identitet genom att använda en kombination av två olika komponenter. Tvåfaktorsautentisering är en typ av multifaktorautentisering. Ett exempel från vardagen är att ta ut pengar från en bankomat: Bara den korrekta kombinationen av ett bankkort (något som användaren har) och en PIN-kod (personligt identifieringsnummer, något som användaren vet) gör att transaktionen kan utföras." - Wikipedia

Öppna WiFi-nätverk, lockande men kan vara farliga

Allt som semestern pågår blir vi förhoppningsvis alltmer bekväma och avslappnade. Vanliga risker känns främmande och hotellet eller caféets WiFi allt mer lockande när mobiloperatören påminner oss om att ungarna surfat upp all vår surf. Men att ansluta till öppna WiFi-nätverk kan medföra stora risker. Denna typ av öppna WiFi-nätverk är oftast av en låg standard och enkla för cyberkriminella att hacka. Genom ansluta till ett hackat WiFi-nätverk så kan de som ligger bakom ofta komma åt din mail, lösenord och annan känslig information som du har.

För att undvika att utsätta sig för risk så bör du undersöka med personalen att det faktiskt är deras WiFi som du har tänkt att ansluta till och undvika bankappar och hemsidor som kräver lösenord. Detta trotts intyg från personalen då det är enkelt för de som kan att sätta upp ett WiFi-nätverk att få det att se ut som exempelvis hotellets. Tips för att undvika cyberbrott när surfen är slut? Kontakta din operatör om mer surf eftersom surfen från dem är krypterad.

Tips för att undvika cyberbrott

1. Skall du inte ha med dig datorn på semestern? Säkerställ att hårddisken är krypterad och stäng av datorn innan du går på semester! Så här gör ni för att kryptera era hårddiskar - länk till Microsoft, håll muspekaren över länken om du inte tror oss :-)
2. Innan semestern, och alltid för den delen. Se till så att verksamhetens datorer är uppdaterade och har ett starkt antivirusskydd! Genom att implementera Microsoft 365 i er verksamhet får ni tillgång till avancerade säkerhetsfunktioner som skyddar era medarbetare utan att belasta dem.
3. Säkerställ så att era medarbetares viktiga information alltid finns tillgänglig i OneDrive och SharePoint Online (ingår i Microsoft 365) så att ni har informationen säkert tillgänglig om medarbetarens mobil eller dator skulle bli stulen under semestern. Med Microsoft 365 Business Premium ingår även Microsoft Intune som gör att ni eller vi kan hantera alla era mobila enheter för er och på så sätt fjärradera en stulen enhet.
4. Var vaksam på mail som vill att du skall göra något, speciellt om det även inkluderar en tidsfrist som du skall hinna göra det inom. Skicka aldrig dessa mail vidare till kollegor.
5. Se upp för mail som innehåller stavfel, har en konstig disposition eller där det verkar allmänt skumt. Skicka aldrig dessa mail vidare till kollegor.
6. Undvik att koppa upp jobbtelefonen eller jobbdatorn till okända WiFi-nätverk även om surfen är slut.

Vill ni ha hjälp?

Vill du kunna luta dig tillbaka i sommar och känna att er verksamhet och era medarbetare har ett bra skydd? Vi hjälper er gärna med såväl goda råd som tjänster som underlättar och säkrar er vardag, inte bara under sommaren.

Hör av dig till din kundansvarige eller fyll i formuläret nedan så kontaktar vi er!

Tiden räcker tyvärr inte alltid till för att göra och ta del av allt man vill. Av denna anledning har vi sett till så att ni kan se våra Microsoft webinar i efterhand.

Microsoft webinar

Som Microsoft Guldpartner har det blivit naturligt för oss att hålla livesända webinarier tillsammans med Microsoft.

Våra webinar berör såväl aktuella tjänster som produkter från Microsoft och hur vi hjälper våra kunder med dessa.

Syftet med våra webinarier är att man som kund (eller för den delen icke-kund) skall få en inblick i en tjänst som man kanske inte har och vill veta mer om. Utöver detta berör även våra webinar också hur man arbetar effektivt i de tjänster från Microsoft som nästan hela vår kundbas har idag. För det är ju så att man kan ju inte veta allt som sker i utvecklingen och i fallet att man redan har bra koll på vårt ämne så är ju repetition kunskapens moder.

On demand - när det passar dig

Vi är vana vid att konsumera information när det passar oss så varför skall vi på Coegi vara annorlunda och inte erbjuda detta. Av denna anledning försöker vi alltid skyndsamt att lägga upp våra livesändningar efter att vi genomfört dem på vår hemsida. Detta så att fler kan ta del av dem samt att man skall kunna se webinariet på nytt.

Som verktyg för att genomföra våra livesändningar använder vi oss av Microsoft Teams. Vill du också lära dig hur du gör för att livesända i Teams? Kontakta oss så säkerställer vi först att du har rätt licens. Efter det är det bara att ta del av vårt avsnitt kring hur man livesänder i Teams.

Var hittar jag era webinar?

Bra fråga! Givetvis finner du dem på vår hemsida under seminarier. Du når dem enkelt genom att klicka på nedan knapp som tar dig till rätt ställe!

Här kan ni ta del av genomförda webinar och signa upp er på kommande webinar. Redan veckan efter midsommar räknar vi med att hålla ett webinar tillsammans med Microsoft kring Dynamics 365 Sales Professional. Så ni som är på jakt efter ersätta ert nuvarande CRM-system eller implementera ett CRM-system, missa inte detta!

Kan vi göra något tillsammans?

Skulle du vilja att vi håller ett webinar tillsammans kring något av våra tjänsteområden? Klart att vi skall! Lägg bara ett mail till info@coegi.se med din förfrågan så lovar vi att återkomma skyndsamt!

Skapa förutsättningarna för att effektivt schemalägga arbetspass under perioden för korttidsarbete i Teams. Arbetspass i Microsoft Teams är ett schemaläggningsverktyg som hjälper er att skapa, uppdatera och hantera scheman för er verksamhet.

Lästid: ca 3,5 minut

Om du är en person som regelbundet lägger arbetsscheman vet du säkert vad det innebär. Du funderar och sliter i timmar, ibland till och med i dagar, för att få ihop ett schema som fungerar för alla. Du frågar dina medarbetare när de helst vill jobba och vilka tider de helst slipper. Tänker efter vilka kombinationer som utgör de bästa teamen, pusslar, vrider och knåpar för att få ihop det perfekta schemat...

När det äntligen är klart skriver du ut det, och tar en sista titt innan kaoset utbryter. För du vet att så snart du meddelar arbetspassen så kommer alla inblandade att vilja ändra på det.

För att lösa detta finns det många företag som erbjuder sina smarta schemaläggningstjänster men innan du signar upp dig på dessa... Prova appen Arbetspass i Teams! Vem vet det kanske funkar perfekt för er och då har ni inte lagt ut några ytterligare pengar!

Korttidsarbete i Teams - navet för samarbete

Arbetspass i Microsoft Teams är ett schemaläggningsverktyg som hjälper er skapa, uppdatera och hantera scheman för er verksamhet. Appen i sig har redan funnits i Teams under en längre tid men det är inte alla som kanske vetat om den? Eller var man finner fler appar i Teams. Låt oss sätta igång!

Öppna Arbetspass appen och visa dina arbetspass

Du hittar Arbetspass på vänster sida av Teams med de andra standard-apparna (Chatt, Team, Kalender, etc.). Klicka bara på den för att börja arbeta enligt ditt schema. Om du inte ser appen där, klicka på "Fler tillagda appar". Fler tillagda appar knappen ser ut som tre prickar horisontellt i menyraden. OBS Vill du sedan att appen alltid skall dyka upp i Teams så att du slipper klicka fram den varje gång? Höger klicka på appen och välj "Fäst" då sitter den kvar i din menyrad.

Väl inne i Arbetspass-appen ser du dina arbetspass för innevarande vecka. Välj med knapparna Dag, Vecka eller Månad ovanför listan med datum för att begränsa eller utöka din vy.

Skapa ett schema

I Arbetspass får varje Teams grupp ett schema att arbeta med och du kan skapa scheman för alla team som du är ägare till.

Om det är första gången du använder Arbetspass och dina team inte har något schema ännu får du hjälp programmet (Teams) med att skapa ett, och du får även några tips kring hur du kan använda appen.

Hur du skapar ett schema för team som inte har något schema ännu i appen:

1. Gå längst upp till vänster i appen och klicka på teamnamnet.
2. Välj Skapa team och välj det team du vill skapa ett schema för.
3. Se till att tidszonen stämmer för de arbetspass du schemalägger och klicka sedan på Skapa.

Nu när du har skapat schemat är nästa steg att fylla det. Önskar du en guide för hur man fyller i ett schema finns det en bra guide ->här<- som tar dig till Microsofts supportsidor.

Importera ett schema till Arbetspass-appen

Här beskriver vi hur du importera data från ett befintligt schema så att du kan börja sköta hanteringen i Arbetspass-appen.

1. Om du inte redan har gjort det så öppnar du Arbetspass-appen i Teams och skapar schemat för det team du vill jobba med. Det är hit du ska importera dina data. Om du redan har gjort det så öppnar du schemat i Arbetspass-appen och sätter igång.
2. Längst upp till höger väljer du Fler alternativ knappen (den som ser ut som tre horisontella prickar) och väljer Importera schema.
3. Ladda ned exempelfilen och läs anvisningarna i den.
4. Använd exemplet som en guide och placera dina schemadata i en Excel-fil. Det är den du sedan laddar upp till Arbetspass-appen.
5. När du har lagt till dina data och kontrollerat att allt ser bra ut väljer du Ladda upp fil.
6. När importen är klar kontrollerar du att schemat ser rätt ut i Arbetspass-appen. Välj Dela med teamet när du är redo att visa schemat för de andra.

Filmer om Arbetspass (eng. Shifts)

Här nedan finner ni tre länkar till tre stycken filmer om Arbetspass. Samtliga länkar öppnar ett nytt webbläsarfönster för er. OBS filmerna är på engelska.

Komplicerat?

Arbetspass i Teams skall inte vara komplext och kanske funkar det inte för er verksamhet? Men ge inte upp tills ni fått hjälp, för många verksamheter funkar Arbetspass alldeles perfekt för vanlig schemaläggning som vid schemaläggning av korttidsarbete i Teams.

Vi varnar dock redan nu för att även om du skapar perfekta arbetspass så lär inte lusten av att vilja ändra på dem minska. Det handlar dock inte om tjänsten Arbetspass i Teams :-)

Fyll i formuläret nedan så hjälper vi er igång eller hitta våra kontaktuppgifter på vår Kontakt sida.