Enligt Unionens undersökning om tjänstemännens vardag från 2017 framgår det att 133,5 miljoner arbetstimmar i privat näringsliv gick förlorade på grund av IT-strul. Det kostade arbetsgivarna 44,1 miljarder kronor. Orsaken är ofta att medarbetarna drar sig för att anlita en kompetent servicedesk och istället förlitar sig på att verksamhetens interna IT-avdelning skall kunna ordna allt. Så om IT-strul kostar enorma summor årligen, varför är vi då så rädda för att ta kontakt med vår externa servicedesk för IT-relaterade frågeställningar och varför arbetar vi inte mer preventivt med IT-problemen?
Oro för skenande kostnader avskräcker från att ringa servicedesken
Anledningen till att så få väljer att lyfta på luren för att
kontakta en extern servicedesk är detsamma som i så många andra
affärsrelaterade frågor – kostnaden. Många fortsätter att jobba i dåligt
fungerande lösningar eller väljer någon annan sorts IT-lösning som är utanför
IT-avdelningens kontroll. Detta eftersom de är rädda för att supporten ska bli
för dyr då kostnaderna ofta är löpande.
Alla har nog erfarenhet av att det finns en uppsjö aktörer och underleverantörer, alla med olika former av kundservice och support. Inte sällan leder det till telefonköer och frekventa omkopplingar till andra avdelningar. I värsta fall kanske dessutom stora begränsningar i vad man får och inte får hjälp med.
”Äh, Erik kan säkert lösa det åt mig”
Bristen på bra externt stöd leder ofta till försök att lösa problemet själv eller med hjälp av en kunnig kollega. Problemet med att hantera ärenden internt är att ni då måste ha den bemanning och de kompetensmässiga resurser som krävs. Dessutom måste det byggas ett fungerande arbetssätt kring den interna ärendehanteringen.
Den tid och de kostnader som detta innebär slipper ni om ni istället väljer en servicedesk från en extern leverantör. Dessutom får ni bredden av er leverantörs samlade kompetens – något som väldigt få kan hushålla med internt. Det blir även ett mer flexibelt sätt att hantera tillfälliga toppar i arbetsbelastning vid sjukdom eller semestrar. Det blir dessutom minskat beroende av en enskild anställds kompetens, om ni har en ”Erik” som ofta rycker in, trots att han eller hon egentligen arbetar med något helt annat. Fördelen är också att kostnaderna för servicedesken anpassas utifrån rådande förutsättningar och antal användare – något som förstås växer och minskar i antal.
Proaktivt arbete med er servicedesk gör att ni slipper återkommande problem
Mycket handlar om proaktivitet – att arbeta för att problemen aldrig ens ska uppkomma. Fast pris per användare och månad skapar ett incitament för leverantören att säkerställa att så lite fel som möjligt inträffar. Är prissättningen löpande eller begränsad till X antal timmar per vecka eller månad? Då blir det lätt så att man avhjälper problemen provisoriskt – och de tenderar då att återkomma. För er IT-leverantör innebär förstås inte det något problem eftersom de kan debitera per timme. Att gå till botten med problemet kan innebära att väldigt mycket tid läggs på att lösa ett problem som ni som kund inte tagit höjd för kostnadsmässigt. Har ni ett fastprisavtal ligger det i bägges intresse att så lite fel som möjligt uppstår.
Vi på Coegi tycker att ni ska få bra IT-support från en professionell servicedesk, till ett fast pris. I samarbete med oss, gör vi ett stort förarbete för att säkerställa hög kvalitet i er miljö och att minimera risker. Vår kompetenta personal löser de allra flesta problemen direkt vid första kontakten, i kombination med garanterade svarstider både i telefon och e-post. Vi skapar även anpassningar, bistår med managering och gör lämpliga inställningar i er miljö för att säkerställa att så lite teknikkrångel som möjligt uppstår.
Vi erbjuder även standardrapporter som kartlägger ärendehanteringen och er IT-miljö. Där kan ni se inom vilka områden problem ofta uppstår och vi kan utifrån detta underlag föreslå förbättringar i miljön, alternativt hjälpa er att framställa lathundar som underlättar för era medarbetare. Rapporterna kan enkelt jämföras med andra aktörer i samma bransch och vi kan då påvisa problemområden som avviker eller rekommendera och applicera andra typer av smarta knep och lösningar. Vid en eventuell insats kan vi även ta ut uppföljande rapporter för att säkerställa att insatsen verkligen har lönat sig, jämfört med tidigare arbetssätt.
Ändra på ineffektiva arbetssätt med kvalitativ IT-support från en professionell aktör
I mångt och mycket handlar bra IT-support om att informera om hur man undviker ineffektivitet genom förändrade arbetssätt som ändå ger samma eller ännu bättre funktionalitet. För oss på Coegi handlar det i hög grad om att ständigt hålla våra kunder underrättade om vilka nya tjänster som tas fram och vilka möjligheter de kan ge dem.
I vår fastprismodell för servicedesk ingår bland annat all IT-support för Microsofts tjänster och svar på övriga IT-relaterade frågor som era medarbetare kan tänkas stöta på över i sitt dagliga arbete. Vi på Coegi kan även erbjuda en resurs på plats i din verksamhet under bestämda tider, helt utifrån era behov.
Servicedesk är Coegis flaggskepp och ansikte utåt. Tjänsten som aldrig tar semester, aldrig är sjukskriven och vars telefonslinga aldrig stängs av. När det stormar som mest – då står vi stabilt och är alltid redo att hjälpa er!
Steget till den moderna arbetsplatsen med Coegi Modern Workplace
Visste ni förresten att vår servicedesk tillsammans med Microsoft 365 skapar Coegi Modern Workplace? Tjänsten är i korthet en molnbaserad arbetsplats som ger alla medarbetare säker realtidstillgång till sin information och chansen att samarbeta med varandra vart de än befinner sig. Vill ni även ha hjälp med att bestämma vem som har tillgång till vad och vart, så implementerar vi gärna apparna åt er och aktiverar smarta och produktiva policyer och funktioner utefter era unika önskemål.
Till dess att ni bestämt er för vår servicedesk eller Coegi Modern Workplace kommer här fem tips från Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” och User Experience Strategist & Designer på InUse, som kan förbättra den digitala arbetsmiljön från Kollega.
1. Gör IT-ronder och undersök den digitala arbetsmiljön, relativt enkelt. Men det viktigaste och det svåra är att få en organisation att agera på de fynd man gör i skyddsronden. Det har hittills inte varit självklart. IT-ronder måste därför in i det reguljära systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), för att undvika en parallell metodik för problem i den digitala arbetsmiljön.
2. Fånga upp problemen tidigare. Genomför riskbedömningar av ny IT redan i projekt- och planeringsstadiet, innan själva införandet – precis som man gör med andra förändringar i arbetsmiljön. Problemet är att det hittills saknats verktyg. Men nu har Prevent tagit fram verktyget ”Inför rätt IT” med checklistor för kravställning, utveckling, införande och mycket mer.
3. Ännu ett digitalt system är inte lösningen. Många problem i den digitala arbetsmiljön beror inte på ett enskilt system, utan på friktion och konflikter mellan två eller flera som vart och ett för sig kan vara helt ok.
Det är viktigt att förstå att problemen bara blir värre om man försöker integrera alla system med varandra. I stället behöver vi två saker: Vissa administrativa arbetsuppgifter bör inte digitaliseras – de bör avskaffas helt. Det leder till att vi måste rensa i systemfloran — vi behöver en ny kompetens: avvecklare, i stället för utvecklare.
4. Öka förståelsen. Företagsledningarna måste förstå arbetsmiljö och IT i praktiken – inte bara det fluffiga managementtugget om ”digitalisering”. De måste slå fast styrande principer kring arbete med kunder och medarbetare. De fackliga organisationerna har otaliga kurser för sina chefsmedlemmar om svåra samtal eller alkoholism, men inte en enda om hur man hanterar IT och IT-utveckling.
5. Förstärk utbildningarna. Digital arbetsmiljö måste skyndsamt in i arbetsmiljöutbildningarna. Och omvänt: arbetsmiljö måste in i utbildningarna för exempelvis utvecklare och programmerare.
Vill ni ta steget till en krångelfri arbetsplats med Coegi Modern Workplace? Läs mer här eller ta kontakt med oss, så pratar vi mer på en tidpunkt som passar er.
MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap
Datum:
2019-03-04 17:51:36
Dela:
NYHETER
2024-03-20
Microsoft 365 Copilot
Vill du driva ditt företag smidigt, säkert och effektivt, utan att spendera för mycket tid på IT?
Då finns nu Copilot för Microsoft 365, en tjänst som hjälper dig att få ut det bästa av dina Microsoft 365-prenumerationer. Med Copilot för Microsoft 365 kan du:
Nyttja generativ AI i dina Microsoft-produkter
Spara tid på administrativa eller återkommande arbetsuppgifter
Öka din produktivitet och ert samarbete i PowerPoint, Excel, Word, Outlook och Teams
Skydda data och enheter från cyberhot och olyckor
Uppfylla de juridiska och branschmässiga standarderna för dataskydd och sekretess
Oavsett om du har 1 eller 1000 anställda kan Copilot för Microsoft 365 göra er arbetsdag enklare!
Vi genomför under våren ett antal webbinarium där vi går igenom Copilot, AI i stort och vad man behöver tänka på för att hantera detta på rätt sätt.
Vi erbjuder dessutom workshops för att mappa ut just er organisation, era användargrupper, arbetsflöden och identifierar hur ni kan dra nytta av Copilot.
Vill du delta? Kontakta din kundansvarige för att få en inbjudan!
Saknar du kundansvarig går det bra att maila info@coegi.se eller ringa vår växel på +46(0)20-10 12 40 så fixar vi en inbjudan!
”Microsoft 365 Copilot är ett AI-baserat produktivitetsverktyg som samordnar era dagliga användningar av Microsoft 365-appar, såsom Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams med flera. Genom denna integration får ni intelligent stöd i realtid för att förbättra er kreativitet, produktivitet och kompetens som användare.”
Tack för att ni väljer Coegi som er partner för Microsoft Copilot.
Microsoft MFA förbättrar kundernas säkerhetsinställningar
Microsofts standardinställningar för säkerhet aktiveras i juni 2023.
Microsoft arbetar ständigt med att förbättra säkerheten för deras molntjänster, detta för att hjälpa till att skydda era verksamheter. Av denna anledning aktiveras nu de standardinställningar för säkerhet som Microsoft lanserade 2019 på bred front för att blockera fler identitetsattacker.
"When we look at hacked accounts, more than 99.9% don't have MFA, making them vulnerable to password spray, phishing, and password reuse" Alex Weinert, Director of Identity Security, Microsoft
Bakgrund till säkerhetsinställningarna - AD & MFA
För att motverka lösenords- och nätfiskeattacker lanserar Microsoft standardinställningar för säkerhet för ett stort antal Azure Active Directory (AD)-användare.
Idag används standardinställningar för Azure AD-säkerhet av cirka 30 miljoner organisationer, enligt Microsoft, och under juni kommer Microsoft att rulla ut standardinställningarna till många fler organisationer som kommer att resultera i att standardinställningarna skyddar 60 miljoner fler konton.
"När den är klar kommer denna lansering att skydda ytterligare 60 miljoner konton (ungefär Storbritanniens befolkning!) från de vanligaste identitetsattackerna, säger Microsofts chef för identitetssäkerhet, Alex Weinert.
*Azure AD är Microsofts molntjänst för hantering av identitet och autentisering till lokala appar och molnappar.
Standardinställningarna introducerades redan 2019 för nya kunder för att säkerställa att de hade grundläggande säkerhetshygien, särskilt multifaktorautentisering (Microsoft MFA) och modern autentisering, oavsett licens.
Standardinställningarna för säkerhet innebär att användarna kommer att möta en MFA-utmaning "vid behov", baserat på användarens plats, enhet, roll och uppgift, enligt Weinert. Administratörer måste dock använda MFA varje gång de loggar in.
Standarddistributionen av säkerhet kommer först till kunder som inte använder villkorlig åtkomst, inte tidigare har använt standardinställningar för säkerhet och "inte aktivt använder äldre autentiseringsklienter"
Vad ska jag göra?
Skapade ni, eller vi på Coegi, ert Microsoft konto innan 2022 kommer det visas ett meddelande när du loggar in på ditt konto där du uppmanas att proaktivt aktivera standardinställningar för säkerhet. Om du inte har loggat in eller aktiverat den här inställningen innan den sista juni kommer Microsoft att automatiskt aktivera standardinställningarna för er.
Rekommenderad åtgärd (för de som själva vill genomföra åtgärden)
När inställningen har aktiverats måste alla i organisationen registrera sig för multifaktorautentisering. • När de loggar in på sina konton visas en uppmaning om att installera Microsoft Authenticator-appen– de kan välja att installera den och följa anvisningarna för att registrera sina konton eller skjuta upp åtgärden. Efter 14 dagar försvinner alternativet att skjuta upp. • De måste följa stegen i Så här konfigurerar du Microsoft Authenticator-appen för att ladda ned appen på deras mobila enheter och sedan registrera kontot med appen. Läs den fullständiga informationen om standardinställningar för säkerhet.
Vill ni inte göra detta själva rekommenderar vi kunder med och utan avtalssupport att kontakta vår support!
Har ni som många andra ett krav på er att se över verksamhetens kostnader och spara pengar under 2023?
Med anledning av världsläget så är kostnadsoptimering och besparingar på de allra flesta verksamheters prio-lista. Låt oss ge er en tidig påskpresent och berätta hur ni kan göra just det, och ja det gäller faktiskt alla som innehar Microsoft licenser/prenumerationer.
Bara genom att nämna licenser så kanske vi tappade ert intresse, men håll ut det kommer bra saker! De allra flesta vi träffat genom åren brukar inte ”vilja ta i det med tång” utan bara suckar och stönar när vi nämner ordet, många kanske till och med ser det som ett ”nödvändigt ont” för att man just behöver sina licenser. Detta har vi märkt leder till att man kanske bara förnyar det antal licenser man har utan att tänka mer på det och man betalar licensfakturan månad för månad utan att reflektera över innehållet eller hur de nyttjas i verksamheten.
Ovan leder till att man i de allra flesta fall antingen betalar mycket mer än vad man egentligen behöver eller har för låg säkerhet i licenserna för verksamheten. Men som tur är så har vi flera på Coegi* som faktiskt tycker att det är kul med licenser och som håller sig uppdaterade i svängarna när Microsoft bestämmer sig för att röra om i grytan!
Det som kommer hända för väldigt många under 2023 är att licenskostnaden kommer att öka ganska mycket. Microsoft kommer nämligen att göra något de kallar för en ”valutaharmonisering” (läs prishöjning) den 1 april 2023. Detta innebär för er som Microsoft kund en höjning på 15% på alla molnlicenser. Läs mer hos Microsoft här: Consistent global pricing for the Microsoft Cloud - Microsoft News Centre Europe
Men nu till påskpresenten – tips på hur ni bör göra!
❤️ Betalar ni idag månadslicenser bör ni överväga att gå till årsavtal för de licenser ni vet kommer vara mer eller mindre statiska (≈20% besparing).
❤️ Har ert förnyelsedatum inte redan passerat bör ni binda licenserna på 12 månader för att ligga kvar på samma pris 1 år till (≈15% besparing).
❤️ Se över er konsumtion i Azure och överväg att reservera resurser om ni inte redan aktivt arbetar med kostnadsoptimering (upp till ≈40% besparing).
❤️ Kontakta oss på Coegi för hjälp med ovan. Vi kan detta och har hjälpt flera verksamheter med att sänka sina kostnader och höja säkerhetsnivån genom att bara göra dem uppmärksamma på detta och hjälpa dem att justera.
Tveka inte att höra av er till oss så ser vi till att hjälpa er!
*Coegi Cloud AB (”Coegi”) är en Microsoft Cloud Service Provider Tier 1. Det innebär att vi handlar våra kunders licenser direkt från Microsoft utan mellanhänder. Coegi är även en managerad Microsoft Solutions Partner från Microsoft Western Europe och utvald medlem i Modern Work SMB Partner Council via Microsofts huvudkontor, Redmond Washington, USA.
På grund av rådande inflation och valutaförändringar så kommer Microsoft justera sina priser från och med 1 april 2023. För den svenska marknaden innebär detta en höjning på tjänster och licenser med 15%. I enlighet med Microsofts avtalsvillkor har Microsoft rätten att justera priserna var sjätte månad. Prisjusteringen gäller både nya och befintliga kunder. Befintliga kunder påverkas av prisjusteringen i enlighet med deras prenumerationsmodell och när licensen förnyas.
