fbpx
Office 365 vs Office 2019

Office 2019 vs Office 365, fördelar och nackdelar

Det klassiska sättet att köpa den omåttligt populära programsviten Microsoft Office, är som engångsköp. Engångsköpet resulterar i en licens som kan nyttjas på en och samma dator in perpetuity, det vill säga i evighet. Sommaren 2011 släpptes den molnbaserade versionen av Office-paketet under namnet Microsoft Office 365. Nu går vi igenom för- respektive nackdelar med de båda alternativen, för er som företag.

För den enskilde slutanvändaren kanske inte Office 365 innebar några stora skillnader, men affärsmodellen och sättet man som organisation köper tjänsten av sin IT-leverantör eller direkt av Microsoft, blev nu fundamentalt annorlunda. Office-paketet hade gått från att vara ett engångsköp, till att ha blivit abonnemangsbaserat.

Det klassiska Office-paketet

Office-paketet har historik från tidigt 90-tal, men det är kanske först när Microsoft Office 97 släpptes, som det började få riktig genomslagskraft i företagsvärlden. Redan på den här tiden innehöll programsviten de numera självklara programmen Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft PowerPoint. Program som för väldigt många utgjort en självklar del av arbetsdagen.

Office-assistenten ”Clippy” – kanske att betrakta som en mycket tidig form av artificiell intelligens?

De olika versionerna

Från början har Office-paketet lanserats i uppdaterad version, ungefär en gång var tredje år. Då har också talet i namnet uppdaterats till året i fråga (med undantag för Office XP):

  • Office 95
  • Office 97
  • Office 2000
  • Office XP
  • Office 2003
  • Office 2007
  • Office 2010
  • Office 2013
  • Office 2016
  • Office 2019

Varje enskild utgåva har inkluderat en rad förändringar och nyheter – vissa på detaljnivå, andra av mer påtaglig karaktär. Ett stort steg som skapade lite tumult i början var när Microsofts ”Ribbon-meny” lanserades i Office 2007. Den innebar en mer dynamisk meny som ändrade utseende beroende på vilken menykategori som valts, istället för de föregående rullgardinsmenyerna.

Den mer dynamiska Ribbon-menyn lanserades i Office 2007

Office 365 och kraften i molnet

2010 presenterade Microsoft en nyhet inom Office-familjen, som skulle komma att innebära en stor förändring jämfört med tidigare versioner – Office 365 – Office-paketet som ett onlinebaserat abonnemang. Sommaren 2011 blev tjänsten tillgänglig i sin första version för såväl konsumenter som företagskunder.

Tjänsten har utvecklats och uppdaterats kontinuerligt under åren sedan lanseringen 2011. Generellt kan man beskriva att Office 365 har följande egenskaper:

  • Abonnemangsbaserat (SaaS – Software as a Service) med prissättning per användare
  • Delvis onlinebaserat och anpassat för molnets alla fördelar
  • Paketering av skrivbordsapplikationer och tilläggstjänster
  • Uppdateringar och nya funktioner släpps löpande
  • Bundet till användaren istället för datorn/handenheten

För många företag är Office 365 en självklarhet sedan flera år tillbaka, men det betyder inte att det är det för alla. Kanske är det rentav inte ens det optimala valet för alla företag? I nedanstående stycken redogör vi för valet av licenspaket samt de företagsekonomiska aspekterna av valet mellan Office 2019 och Office 365.

De olika versionerna av Office 365

Mikael arbetar som truckförare i lagermiljö och använder avdelningens gemensamma dator i början och slutet av arbetsdagen för att kolla sin e-post i Outlook och rapportera arbetstid i företagets Sharepoint-intranät. Han använder sin smartphone för enklare ärenden under arbetsdagen.

Office-paketet i mobilen eller surfplattan lämpar sig extra bra för användare som i huvudsak arbetar i annan miljö än på kontoret

Erica är VD för ett medelstort företag och använder sin laptop både på kontoret och på resande fot. Excel, Word och PowerPoint används flitigt, men också molnverktygen OneDrive och SharePoint och på senare tid också samarbetstjänsten Teams. När hon är ute på möten går hon igenom både e-posten och presentationer på sin telefon.

Mikael och Erica har väldigt olika behov och förväntningar på Office-paketet i sitt dagliga arbete. Microsoft har därför utvecklat ett flertal olika paketeringar av Office 365 för att säkerställa att alla företagsanvändare kan hitta ett Office 365-paket som passar just deras individuella behov.

Vilket Office 365 abonnemang?

Först och främst görs skillnad mellan SMB (Small-Medium Businesses) på upp till 300 användare och Enterprise om man har >300 användare. I vissa av paketen inkluderas skrivbordsapplikationerna, men utan molnverktygen SharePoint Online, Teams och Yammer. I andra inkluderas molnverktygen men inte skrivbordsapplikationerna. E-postfunktionen Exchange inkluderas inte heller i samtliga av paketeringarna.

De huvudsakliga paketeringarna av Office 365

För Mikael passar det bra med Office 365 Business Essentials, eftersom han inte behöver skrivbordsapplikationerna i sitt arbete. Han kan fortfarande använda webbversionerna av till exempel Excel eller PowerPoint, om han tar emot rapporter eller statistik han vill granska eller redigera. Med Office 365 Business Essentials får han en licens som är markant billigare per månad, men som fortfarande skapar värde och relevans för honom i sin yrkesroll. Eftersom Mikaels arbetsgivare har ett intranät samt har valt att lagra och delar filer i molnet, ges han fortfarande tillgång till allt det genom tjänsterna SharePoint Online och OneDrive.

Erica däremot, bör nog snarare välja Office 365 Business Premium. Där har hon alla skrivbordsapplikationer hon är van att använda dagligen, plus att hon kan dra nytta av de molntjänster och samarbetsfunktioner hon uppskattar. Hon kan installera programmen på upp till fem datorer som hon äger, så att hon kan arbeta ostört från annan plats. Skulle Ericas arbetsgivare ha fler än 300 användare, kommer det istället att stå mellan Office 365 Enterprise E3 eller E5.

Ur ett företagsekonomiskt perspektiv

Att genomföra ett engångsköp och sedan ha full tillgång till en programvarusvit kan upplevas som ett självklart val, som dessutom borde bli mer och mer kostnadsbesparande över tid. Och det kan vara sant, men det behöver inte vara det optimala valet ens ur ett företagsekonomiskt perspektiv. Vi redogör nedan varför.

Räkneexempel 1: Att köpa Office 2019 till företagets datorer

Företaget Skruv och Mutter AB (SOMAB) har 90 anställda. 60 av de anställda har varsin dator och resterande 30 använder tre gemensamma datorer utan egna användarkonton och utan personlig e-post. Företaget har en policy att datorerna skall bytas ut var tredje år i samband med att tillverkargarantin löper ut. Det betyder att de årligen byter ut i snitt 20 personliga datorer och en gemensam dator. Till dessa köper de Office-paketet fristående, samt abonnerar på e-posttjänsten Exchange Online för 35 kronor per konto och månad.

Årskostnad:

Office 2019: 21 * 2399 SEK = 50 379 SEK
Exchange Online: 60 * 12 * 35 SEK = 25 200 SEK
Totalsumma: 75 579 SEK
Nivå av kostnadskontroll: Låg/medium

Räkneexempel 2: Att abonnera på Office 365 till företagets användare

SOMABs CFO Marianne tycker det är irriterande att inte kunna förutspå kostnaderna för Office-paketen och att det skenar iväg i kostnad efter att datorer går sönder och i bästa fall byts ut på garanti eller blir stulna, och kontentan blir att nya måste anskaffas. Hon tycker därför att det är intressant att jämföra med att teckna Office 365-abonnemang istället.

Avdelningscheferna (10) och ledningsgruppen (6) behöver Office 365 Business Premium med fullskaliga skrivbordsapplikationer, men övrig personal (74) klarar sig med Office 365 Business Essentials. I båda fallen ingår e-postfunktionen Exchange för all personal.

Årskostnad:

16 * 131,10 SEK * 12 = 25 171,20 SEK
74 * 52,40 SEK * 12 = 46 531,20 SEK
Totalsumma: 71 702,40 SEK
Nivå av kostnadskontroll: Hög

Utifrån ovanstående räkneexempel kan det kännas lite hugget som stucket, vilket av alternativen man bör välja, eftersom prisskillnaden är förhållandevis liten. Vi belyser då följande faktorer för Marianne, innan hon tar ett beslut vilket alternativ som blir bäst för SOMAB:

  • Alla era användare får egna e-postadresser avsedda för företagsbruk
  • Ni tar del av alla nyheter och funktioner som Microsoft släpper, direkt de släpps, utan att behöva uppgradera eller betala mer
  • Versioner, ändringar och återläsningar av dokument är smidigare än någonsin tack vare automatisk sparfunktion
  • Varje användare kan smidigt dela filer och dokument samt nås av information via intranät i Sharepoint
  • OneDrive kan användas för molnbackup och säkra era filer och alla användare får 1TB lagringsyta i molnet och filerna nås var man än befinner sig
  • Teams kan förbättra kommunikationen mellan personalen och möjliggör högkvalitativa videosamtal och telefonmöten
  • Årskostnaden blir förutsägbar och lättare att budgetera för, eftersom den följer användarna och inte datorerna
  • Arbetsplatsen kan uppfattas som mer modern, vilket bidrar till nöjdare medarbetare och det i sin tur till högre kundnöjdhet

Slutsatser och rekommendationer

Vi vill självklart att ni skall välja det alternativ som passar era användare och era ekonomiska preferenser bäst. Med det sagt, vill vi också att ni skall ta hänsyn till alla delar som ingår i Office 365, men som inte ingår när man köper Office 2019. Tryggheten, säkerheten och flexibiliteten som dessa extrafunktioner ger, utgör ofta skillnaden som resulterar i en mer modern och produktiv arbetsplats, där uppdateringar sker i realtid och nya smarta lösningar sparar er både tid och pengar.

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-04-24 16:20:33

Dela:

NYHETER

Coegi - bästa IT-leverantören i Göteborg B2B

Garanti som tillval: värdefullt eller slöseri?

Du kanske har noterat att det vid köp av dator och annan IT-relaterad hårdvara, ofta finns möjlighet att välja till olika garantialternativ? I den här artikeln går vi igenom skillnader, för- och nackdelar och vilka rekommendationer vi själva lämnar till våra kunder när det gäller val av garantier vid köp av IT-utrustning.

Definitionen av tillverkargaranti

Tillverkargaranti är den garanti som tillverkaren, tillsammans med den efterföljande kedjan av generalagent och återförsäljare lämnar till sina slutkunder. Den är främst tänkt som en trygghet, som lämnar löfte om att eventuella tillverkningsrelaterade funktionsfel och haverier på komponentnivå ersätts med reparation eller ersättningsvara under garantiperioden. Beroende på typ av produkt och var tillverkaren har sitt säte, kan proceduren för att åberopa garantin se lite olika ut.

Garantiformer

Det finns flera alternativ när det gäller garantier, och kärt barn har som bekant flera olika namn. Nedan listar vi de vanligaste namnen och vad de innebär:

– På platsen-garanti
Efter felanmälan skickas en av tillverkaren auktoriserad reparatör ut till slutkunden, där den felande enheten finns, och reparation eller utbyte sker på plats. Detta ger minimal tidsförlust innan enheten kan tas i bruk igen.

– Inskicksgaranti
Efter felanmälan behöver slutkunden skicka in den felande enheten till en av tillverkaren utsedd reparatör. Reparatören felsöker enheten och, om felet täcks av garantiomfattningen, reparerar eller byter ut enheten. Sedan skickas den tillbaka till slutkunden. Tidsförlusten blir i regel större med inskicksgaranti, eftersom att enheten skall följa postgången tur och retur och inte sällan till och från en aktör i utlandet.

Garanti saknas
I vissa fall saknas garanti helt. I handel mellan företag är inte garanti lagstadgat. Det är dock förhållandevis ovanligt att en elektronikprodukt säljs helt utan garanti, då det blivit en branschstandard att åtminstone erbjuda ett års inskicksgaranti. I de fall där garanti saknas, bör man som slutkund planera för den produktivitetsförlust eventuella fel på enheten kan innebära. En rekommendation är till exempel att ha en extra enhet konfigurerad och redo, om något händer.

Garanti som tillval: värdefullt eller slöseri? Fri reparation eller utbyte efter köp av ny enhet efter att garantin har gått ut - Coegi

Ur ett företagsekonomiskt perspektiv

Vad är egentligen kostnaden för en felande produkt? Det beror givetvis på en rad olika ingångsfaktorer, samt vad man faktiskt klassificerar som kostnad. Frågor vi tycker att man som företagare bör ställa sig är till exempel:

  • Vilken effekt får det för verksamheten om enheten X plötsligt slutar fungera? Kan det påverka vår slutkund negativt?
  • Vem på företaget är det som tvingas lägga sina arbetsuppgifter åt sidan och sköta felanmälan, eventuellt inskick och andra aktiviteter relaterat till enhet X?
  • Vilken direkt ekonomisk kostnad har det att ersätta produkten, om garantin har gått ut och en ny enhet måste införskaffas?
  • Påverkas någon av era medarbetare negativt av att arbeta med föråldrad hårdvara, t.ex. en gammal dator?
  • Har vi en IT- eller teknikleverantör som stöttar oss med garantiärenden eller tvingas vi sköta sådana ärenden helt själva?

Räkneexempel

I nedanstående räkneexempel tar vi en arbetsplatsdator som exempel. Användaren Anna har en dator som huvudsakligt redskap i sitt dagliga arbete. Arbetsgivaren har som policy att datorer har en livslängd på 36 månader och skall därefter bytas ut.

I nedanstående exempel tänker vi oss att Annas dator under två separata tillfällen på 36 månader får hårdvarurelaterade problem. Första gången när datorn är nästan ny, och andra gången när datorn nästan uppnått tre års ålder. I de fall där Anna själv måste lägga arbetstid på dessa problem, räknar vi med en timkostnad (produktivitetsförlust) om 1 000 kr per timme.

Med 36 mån på platsen-garanti:
Anna ringer ett telefonsamtal och berättar för Coegi Support att hon har problem med datorn. Efter några korta frågor, bedömer vi att hon kan nyttja sin på platsen-garanti för att få datorn reparerad/bytt. Total arbetstid för Anna = 15 minuter per tillfälle.

Garantikostnad 750kr + 500kr i produktivitetsförlust
= 1 250 kr per 36 månader

Med 12 mån inskicksgaranti:
Anna ringer ett telefonsamtal och berättar för Coegi Support att hon har problem med datorn. Efter några korta frågor, bedömer vi att hon kan nyttja sin på inskicksgaranti för att få datorn reparerad/bytt. Total arbetstid för Anna = 45 + 45 minuter per tillfälle. Andra gången datorn får problem, är garantin utgången och vi hjälper henne istället att anskaffa ny dator som ersätter den gamla trasiga.

Garantikostnad 150kr + 3000kr i produktivitetsförlust + 10 000 kr i nyanskaffningskostnad
= 13 150kr per 36 månader

Utan garanti:
Anna ringer ett telefonsamtal och berättar för Coegi Support att hon har problem med datorn. Efter några korta frågor, inser vi att datorn inte har någon gällande garanti och därför måste bytas ut av en ny dator. Total arbetstid för Anna = 15 + 45 minuter per tillfälle. Nyanskaffningskostnad för utbytesenhet = 10 000 kr per tillfälle.

Garantikostnad 0kr + 2000 kr i produktivitetsförlust + 20 000 kr i nyanskaffningskostnad
= 22 000 kr per 36 månader

Slutsatser och rekommendationer

Ovanstående räkneexempel är förstås en alltför simpel beräkning, för att det skall vara helt verklighetstroget. En produkt som helt saknar garanti, kanske man dessutom hellre försöker felsöka mer ingående innan man byter ut den helt. Arbetstid som även den innebär en produktivitetsförlust, eller en faktura från den aktör som hjälpt till att felsöka enheten.

Vi tycker dock att exemplet målar en tillräckligt tydlig bild – det kan verkligen löna sig att välja på platsen-garantier. Speciellt om man ser över lång tid och ett stort antal enheter, som alla bidrar till att er dagliga verksamhet skall fortlöpa smidigt och effektivt.

Vi rekommenderar dessutom att man väljer en garantiperiod som matchar enhetens fulla beräknade livslängd, av den enkla anledningen att det ger trygghet, även när enheten varit i bruk i ett par år, men har beräknad livslängd kvar.

Vi förstår att garantier kan kännas som en tråkig tilläggskostnad, som i det kortsiktiga perspektivet vore trevlig att undvika. ”Den är ju helt onödig om prylen fungerar som den skall under hela livslängden!” Ja, men, garantin fungerar likt en försäkring – det är när saker och ting inte går enligt förväntningarna som man uppskattar att man valt till det trygga och kostnadseffektiva alternativet, som dessutom tillåter er verksamhet att återupptas med minimalt avbrott.

Har du frågor kring garantier, livscykelhantering av era enheter, supportavtal eller något annat? Tveka inte att höra av dig!

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-07-18 08:57:23

Dela:

NYHETER

Coegi får AAA – högsta kreditvärdighet

Svenska Coegi AB är AAA-ratade för högsta kreditvärdighet. En rating som endast 3% av Sveriges företag har.

Coegi är ett av få svenska aktiebolag som har AAA-rating och vi är stolta över vårt höga kreditbetyg. Det bygger på Bisnodes kreditvärderingssystem som betygssätter ett företags betalningsförmåga utifrån en mängd beslutsregler.

Coegi AAA Bisnode

Ungefär tre procent av alla företag har högsta betyget i Bisnodes kreditvärderingsmodell AAA. För att kunna tilldelas betyget krävs att man funnits i minst 10 år, omsätter minst 2 miljoner kronor och att man presterar avsevärt mycket bättre än branschens genomsnitt. Detta innebär trygghet för våra kunder och leverantörer att vi kan leva upp till de åtaganden som vi har.

Vi vill passa på att tacka våra kunder för deras förtroende och våra Medarbetare som arbetar hårt för att uppfylla detta.

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-06-28 16:18:39

Dela:

NYHETER

Byt ditt licensombud

Byt ert Microsoft licensombud till Coegi

Samma pris, mer för pengarna – personligt engagemang, kunskap och erfarenhet ingår!

Vem är ditt licensombud för era Office 365 abonnemang? Microsoft eller kanske någon annan leverantör? Eller önskar ni utöka era abonnemang från Office 365 till Microsoft 365? Välj Coegi istället. Det är gjort i en handvändning och kostar inget extra. Vi bjuder på unik kompetens, personligt engagemang och mycket annat. Samma pris, mer för pengarna!

Byt till Coegi ni också. Vi tillhandahåller alla Microsoftrelaterade licenser för användare, administratörer och tillika hårdvara. På köpet får ni personlig kontakt med våra medarbetare från Västsveriges mest omtyckta IT-företag. Vi har unika kunskaper och erfarenheter och brinner för att få hjälpa er att maximera nyttan av Office 365 eller Microsoft 365 i er verksamhet. Du som är administratör har alltid möjlighet att använda vår support via webb, chat, fjärrstyrning eller telefon. Vi hjälper dig även i strategiska frågeställningar och diskuterar gärna er verksamhets långsiktiga mål och utmaningar.

Det kostar inget extra att använda Coegi som licensombud. Tvärtom, du får mer för pengar!

Det kostar inget extra att köpa licenserna genom Coegi och det tillkommer inga ytterligare förpliktelser än de ni redan har med Microsoft. Vi erbjuder exakt samma pris som Microsoft. Inga påslag eller dolda avgifter.

  • Samma pris som Microsoft
  • Servicedesk med en genomsnittlig svarstid på 14 sekunder för vanliga frågor som hjälper er att få ut mer av era Office 365 eller Microsoft 365 abonnemang
  • Coegi erbjuder kunskap, engagemang och en respekt för er tid som ni förmodligen aldrig stött på tidigare
  • Möjligheten att utöka abonnemangen med en komplett servicedesk för samtliga IT-relaterade frågor
  • Möjligheten att utöka abonnemangen med kontinuerlig backup av E-post, OneDrive och SharePoint Online
  • Möjlighet att kombinera abonnemangen med drift i Microsoft Azure, ja möjligheterna är oändliga!

Hur går det till att byta licensombud?

Det är väldigt enkelt att låta Coegi bli ert licensombud. Så här går det till:

  1. Kontakta oss via telefon 031-762 55 30, eller via vår chat på hemsidan, eller via mail till info@coegi.se, eller via vårt kontaktformulär som ni finner här!
  2. Ni förser oss med ert organisationsnummer och er domän (exempelvis coegi.se)
  3. Ni får en offert från oss

När offerten är accepterad ser vi till att era licenser registreras hos oss. Har ni redan licenser hos en annan leverantör bevakar vi avtalstiden och registrerar dem hos oss när det är dags att förnya dem. Så fort era licenser är registrerade får ni tillgång till expertis och kunskap från Västsveriges mest omtycka IT-företag! Varmt välkomna!

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-06-26 16:55:03

Dela:

NYHETER

VAD SÄGER VÅRA KUNDER OM OSS?