Det klassiska sättet att köpa den omåttligt populära programsviten Microsoft Office, är som engångsköp. Engångsköpet resulterar i en licens som kan nyttjas på en och samma dator in perpetuity, det vill säga i evighet. Sommaren 2011 släpptes den molnbaserade versionen av Office-paketet under namnet Microsoft Office 365. Nu går vi igenom för- respektive nackdelar med de båda alternativen, för er som företag.
För den enskilde slutanvändaren kanske inte Office 365 innebar några stora skillnader, men affärsmodellen och sättet man som organisation köper tjänsten av sin IT-leverantör eller direkt av Microsoft, blev nu fundamentalt annorlunda. Office-paketet hade gått från att vara ett engångsköp, till att ha blivit abonnemangsbaserat.
Det klassiska Office-paketet
Office-paketet har historik från tidigt 90-tal, men det är kanske först när Microsoft Office 97 släpptes, som det började få riktig genomslagskraft i företagsvärlden. Redan på den här tiden innehöll programsviten de numera självklara programmen Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft PowerPoint. Program som för väldigt många utgjort en självklar del av arbetsdagen.
Office-assistenten ”Clippy” – kanske att betrakta som en mycket tidig form av artificiell intelligens?
De olika versionerna
Från början har Office-paketet lanserats i uppdaterad version, ungefär en gång var tredje år. Då har också talet i namnet uppdaterats till året i fråga (med undantag för Office XP):
Office 95
Office 97
Office 2000
Office XP
Office 2003
Office 2007
Office 2010
Office 2013
Office 2016
Office 2019
Varje enskild utgåva har inkluderat en rad förändringar och nyheter – vissa på detaljnivå, andra av mer påtaglig karaktär. Ett stort steg som skapade lite tumult i början var när Microsofts ”Ribbon-meny” lanserades i Office 2007. Den innebar en mer dynamisk meny som ändrade utseende beroende på vilken menykategori som valts, istället för de föregående rullgardinsmenyerna.
Den mer dynamiska Ribbon-menyn lanserades i Office 2007
Office 365 och kraften i molnet
2010 presenterade Microsoft en nyhet inom Office-familjen, som skulle komma att innebära en stor förändring jämfört med tidigare versioner – Office 365 – Office-paketet som ett onlinebaserat abonnemang. Sommaren 2011 blev tjänsten tillgänglig i sin första version för såväl konsumenter som företagskunder.
Tjänsten har utvecklats och uppdaterats kontinuerligt under åren sedan lanseringen 2011. Generellt kan man beskriva att Office 365 har följande egenskaper:
Abonnemangsbaserat (SaaS – Software as a Service) med prissättning per användare
Delvis onlinebaserat och anpassat för molnets alla fördelar
Paketering av skrivbordsapplikationer och tilläggstjänster
Uppdateringar och nya funktioner släpps löpande
Bundet till användaren istället för datorn/handenheten
För många företag är Office 365 en självklarhet sedan flera år tillbaka, men det betyder inte att det är det för alla. Kanske är det rentav inte ens det optimala valet för alla företag? I nedanstående stycken redogör vi för valet av licenspaket samt de företagsekonomiska aspekterna av valet mellan Office 2019 och Office 365.
De olika versionerna av Office 365
Mikael arbetar som truckförare i lagermiljö och använder avdelningens gemensamma dator i början och slutet av arbetsdagen för att kolla sin e-post i Outlook och rapportera arbetstid i företagets Sharepoint-intranät. Han använder sin smartphone för enklare ärenden under arbetsdagen.
Office-paketet i mobilen eller surfplattan lämpar sig extra bra för användare som i huvudsak arbetar i annan miljö än på kontoret
Erica är VD för ett medelstort företag och använder sin laptop både på kontoret och på resande fot. Excel,Word och PowerPoint används flitigt, men också molnverktygen OneDrive och SharePoint och på senare tid också samarbetstjänsten Teams. När hon är ute på möten går hon igenom både e-posten och presentationer på sin telefon.
Mikael och Erica har väldigt olika behov och förväntningar på Office-paketet i sitt dagliga arbete. Microsoft har därför utvecklat ett flertal olika paketeringar av Office 365 för att säkerställa att alla företagsanvändare kan hitta ett Office 365-paket som passar just deras individuella behov.
Vilket Office 365 abonnemang?
Först och främst görs skillnad mellan SMB (Small-Medium Businesses) på upp till 300 användare och Enterprise om man har >300 användare. I vissa av paketen inkluderas skrivbordsapplikationerna, men utan molnverktygen SharePoint Online, Teams och Yammer. I andra inkluderas molnverktygen men inte skrivbordsapplikationerna. E-postfunktionen Exchange inkluderas inte heller i samtliga av paketeringarna.
De huvudsakliga paketeringarna av Office 365
För Mikael passar det bra med Office 365 Business Essentials, eftersom han inte behöver skrivbordsapplikationerna i sitt arbete. Han kan fortfarande använda webbversionerna av till exempel Excel eller PowerPoint, om han tar emot rapporter eller statistik han vill granska eller redigera. Med Office 365 Business Essentials får han en licens som är markant billigare per månad, men som fortfarande skapar värde och relevans för honom i sin yrkesroll. Eftersom Mikaels arbetsgivare har ett intranät samt har valt att lagra och delar filer i molnet, ges han fortfarande tillgång till allt det genom tjänsterna SharePoint Online och OneDrive.
Erica däremot, bör nog snarare välja Office 365 Business Premium. Där har hon alla skrivbordsapplikationer hon är van att använda dagligen, plus att hon kan dra nytta av de molntjänster och samarbetsfunktioner hon uppskattar. Hon kan installera programmen på upp till fem datorer som hon äger, så att hon kan arbeta ostört från annan plats. Skulle Ericas arbetsgivare ha fler än 300 användare, kommer det istället att stå mellan Office 365 Enterprise E3 eller E5.
Ur ett företagsekonomiskt perspektiv
Att genomföra ett engångsköp och sedan ha full tillgång till en programvarusvit kan upplevas som ett självklart val, som dessutom borde bli mer och mer kostnadsbesparande över tid. Och det kan vara sant, men det behöver inte vara det optimala valet ens ur ett företagsekonomiskt perspektiv. Vi redogör nedan varför.
Räkneexempel 1: Att köpa Office 2019 till företagets datorer
Företaget Skruv och Mutter AB (SOMAB) har 90 anställda. 60 av de anställda har varsin dator och resterande 30 använder tre gemensamma datorer utan egna användarkonton och utan personlig e-post. Företaget har en policy att datorerna skall bytas ut var tredje år i samband med att tillverkargarantin löper ut. Det betyder att de årligen byter ut i snitt 20 personliga datorer och en gemensam dator. Till dessa köper de Office-paketet fristående, samt abonnerar på e-posttjänsten Exchange Online för 35 kronor per konto och månad.
Räkneexempel 2: Att abonnera på Office 365 till företagets användare
SOMABs CFO Marianne tycker det är irriterande att inte kunna förutspå kostnaderna för Office-paketen och att det skenar iväg i kostnad efter att datorer går sönder och i bästa fall byts ut på garanti eller blir stulna, och kontentan blir att nya måste anskaffas. Hon tycker därför att det är intressant att jämföra med att teckna Office 365-abonnemang istället.
Avdelningscheferna (10) och ledningsgruppen (6) behöver Office 365 Business Premium med fullskaliga skrivbordsapplikationer, men övrig personal (74) klarar sig med Office 365 Business Essentials. I båda fallen ingår e-postfunktionen Exchange för all personal.
Utifrån ovanstående räkneexempel kan det kännas lite hugget som stucket, vilket av alternativen man bör välja, eftersom prisskillnaden är förhållandevis liten. Vi belyser då följande faktorer för Marianne, innan hon tar ett beslut vilket alternativ som blir bäst för SOMAB:
Alla era användare får egna e-postadresser avsedda för företagsbruk
Ni tar del av alla nyheter och funktioner som Microsoft släpper, direkt de släpps, utan att behöva uppgradera eller betala mer
Versioner, ändringar och återläsningar av dokument är smidigare än någonsin tack vare automatisk sparfunktion
Varje användare kan smidigt dela filer och dokument samt nås av information via intranät i Sharepoint
OneDrive kan användas för molnbackup och säkra era filer och alla användare får 1TB lagringsyta i molnet och filerna nås var man än befinner sig
Teams kan förbättra kommunikationen mellan personalen och möjliggör högkvalitativa videosamtal och telefonmöten
Årskostnaden blir förutsägbar och lättare att budgetera för, eftersom den följer användarna och inte datorerna
Vi vill självklart att ni skall välja det alternativ som passar era användare och era ekonomiska preferenser bäst. Med det sagt, vill vi också att ni skall ta hänsyn till alla delar som ingår i Office 365, men som inte ingår när man köper Office 2019. Tryggheten, säkerheten och flexibiliteten som dessa extrafunktioner ger, utgör ofta skillnaden som resulterar i en mer modern och produktiv arbetsplats, där uppdateringar sker i realtid och nya smarta lösningar sparar er både tid och pengar.
Vill ni ha rådgivning utifrån era specifika behov och en offert på Office-paketet för alla era användare?
Har ni redan Office 365, men behöver någon som avlastar er och tar hand om era abonnemang, utan att det behöver kosta mer än det gör idag?
Vill ni ha hjälp att komma igång med SharePoint Online, Teams eller något annat modernt molnverktyg som redan ingår i era licenser?
MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap
Datum:
2019-04-24 16:20:33
Dela:
NYHETER
2025-05-22
Kriminella kapar e-postkonton
Kriminella kapar e-postkonton för utge sig för att vara någon de inte är i syfte att komma åt information.
Vi på Coegi Cloud ser en markant ökning under den senaste perioden av kriminella aktörer som kapar e-postkonton i Norden. Syftet med kapningen är många gånger att ta del av känslig information och/eller begära känslig information genom att mottagaren inte är uppmärksam på att det inte är rätt person bakom det skickade mejlet. Vi tillsammans med Microsoft utreder de händelser som vi känner till men vi vill flagga för att alltid vara uppmärksam.
Så skyddar du dig mot nätfiske:
Var skeptisk mot oväntade e-postmeddelanden Öppna inte länkar eller bilagor från okända eller misstänkta avsändare.
Dubbelkolla avsändaren Kontrollera att e-postadressen verkligen tillhör den person eller organisation den utger sig för att vara från.
Håll muspekaren över länkar innan du klickar Se vart länken leder – bedragare maskerar ofta skadliga länkar bakom legitim text.
Tänk på vad du godkänner Godkänn inte att tjänster och/eller applikationer får tillgång till er Microsoft miljö.
Använd tvåfaktorsautentisering (MFA) Aktivera detta på dina konton där det är möjligt för extra skydd.
Uppdatera mjukvara och antivirusprogram Säkerhetsuppdateringar skyddar mot kända sårbarheter som kan utnyttjas av bedragare.
Ge aldrig ut känslig information via e-post Seriösa företag ber dig aldrig skicka lösenord eller bankuppgifter via mejl.
Rapportera misstänkta meddelanden Skicka vidare misstänkta mejl till din IT-avdelning (extern eller intern) eller till anmälningscentraler som t.ex. CERT-SE.
Via denna länken kommer ni till en artikel från Microsoft på ämnet hur man skyddar sig mot nätfiske. OBS håll nu muspekaren över länken så att ni vet att ni kommer rätt. Lika bra att vänja sig vid detta beteende om det inte redan sitter i ryggraden.
Känner du dig fortfarande osäker?
Kontakta oss för ytterligare hjälp!
Vårt växelnummer för generella frågor: +46(0)-20 10 12 40
Varför är backup av din data i Microsoft 365 avgörande – och hur Coegi kan hjälpa dig
I dagens digitala arbetsmiljö är Microsoft 365 (tidigare Office 365) en självklar plattform för företag i alla storlekar. Med verktyg som Outlook, Teams, SharePoint och OneDrive hanterar organisationer stora mängder affärskritisk information varje dag. Men många missförstår en viktig aspekt: Microsofts ansvar sträcker sig till plattformens tillgänglighet och drift, inte till fullständig säkerhetskopiering och återställning av din data.
Det är här backup blir avgörande – och där Coegi kommer in i bilden.
Microsofts ansvar – och ditt
Microsoft 365 erbjuder viss redundans och kortvarig återställning (t.ex. återställning av borttagna filer från papperskorgen), men det skyddar inte mot:
Oavsiktlig radering (med för kort återställningsperiod)
Skadlig aktivitet, såsom ransomware eller intern sabotage
Dataförlust på grund av utgångna licenser
Felaktiga konfigurationer och integrationer
Kort sagt: Microsoft skyddar infrastrukturen, men du ansvarar för din data. Därför är en fristående backup-lösning ett måste för alla seriösa verksamheter.
Vad kan gå fel utan backup?
Kritiska affärsdokument kan försvinna vid en enkel felklickning.
E-posthistorik kan raderas permanent vid en licensavslutning eller felaktig migrering.
Ransomware-attacker kan låsa tillgången till hela er SharePoint- eller OneDrive-miljö.
Efterlevnadskrav och GDPR kan bli omöjliga att följa utan full kontroll över datalagring och återställning.
Kostnaden för dataförlust – i både pengar, förtroende och tid – är ofta långt högre än investeringen i en korrekt backup-lösning.
Hur Coegi hjälper sina kunder
På Coegi vet vi att backup inte bara handlar om teknik – det handlar om trygghet och affärskontinuitet. Vi erbjuder specialanpassade backup-lösningar för Microsoft 365 som inkluderar:
Automatiserad daglig backup av e-post, Teams, SharePoint och OneDrive
Snabb och flexibel återställning av enskilda filer, mappar, e-postmeddelanden eller hela konton
Säkra, geografiskt distribuerade lagringsplatser som följer GDPR och andra regulatoriska krav
Anpassad support från våra erfarna specialister när du behöver hjälp
Vår filosofi är enkel: Backup ska vara osynlig när allt fungerar och ovärderlig när något går fel.
Vill du veta mer?
Oavsett om du vill förbättra din befintliga dataskyddsstrategi eller bygga en från grunden kan vi på Coegi hjälpa dig. Kontakta oss för en genomgång av hur vi kan säkra din Microsoft 365-data och ge dig den trygghet du förtjänar! Vår kontaktsida finner du här!
Windows 10 närmar sig slutet – Dags att uppgradera till Windows 11
Microsoft har officiellt bekräftat att stödet för Windows 10 upphör den 14 oktober 2025 (Windows 10 Home and Pro - Microsoft Lifecycle | Microsoft Learn). Det innebär att inga fler säkerhetsuppdateringar, buggfixar eller teknisk support kommer att finnas tillgängliga. För företag och privatpersoner som fortfarande använder Windows 10 är det hög tid att börja planera för en uppgradering till Windows 11.
Varför ska du uppgradera?
✅ Ökad säkerhet – Windows 11 har förbättrade säkerhetsfunktioner, inklusive inbyggt skydd mot cyberhot och avancerad kryptering. ✅ Bättre prestanda – Optimerad systemhantering och snabbare uppstart ger en smidigare användarupplevelse. ✅ Modern design och funktioner – Windows 11 erbjuder en uppdaterad design, bättre stöd för multitasking och integrerade molntjänster.
Hur uppgraderar du?
Kontrollera systemkraven – Windows 11 kräver bland annat en dator med TPM 2.0 och en kompatibel processor. Ett tips här att använda Microsofts PC Health Check-verktyg.
Säkerhetskopiera dina filer – Se till att spara viktiga filer i molnet eller på en extern enhet.
Ladda ner och installera – Uppgraderingen görs enkelt via Windows Update eller genom att ladda ner installationsfilen från Microsofts webbplats.
Om din nuvarande dator inte uppfyller systemkraven kan det vara dags att investera i en ny, modern enhet som ger dig den bästa Windows 11-upplevelsen.
Behöver du hjälp?
På Coegi Cloud hjälper vi verksamheter att säkerställa en smidig och säker övergång till Windows 11. Tyvärr arbetar vi inte med privatpersoner.
📩 Kontakta oss idag enligt nedan för rådgivning och support!
Som stolt partner till Svensk Orientering erbjuder vi på Coegi Cloud kostnadsfri rådgivning kring medlemmarnas1 Microsoft 365 abonnemang. Utöver vårt erbjudande går även 2% av månadsfakturan oavkortat tillbaka till Svensk Orientering. Detta gäller de medlemmar vars verksamhet väljer Coegi Cloud som sin Microsoft Partner.
Så ta chansen nu och boka er kostnadsfria rådgivning och spara pengar samtidigt som ni gör en bra sak för Svensk Orientering!Vi på Coegi Cloud finns för att hjälpa er likt våra övriga kunder idag, i morgon och för lång tid framöver!
