Det klassiska sättet att köpa den omåttligt populära programsviten Microsoft Office, är som engångsköp. Engångsköpet resulterar i en licens som kan nyttjas på en och samma dator in perpetuity, det vill säga i evighet. Sommaren 2011 släpptes den molnbaserade versionen av Office-paketet under namnet Microsoft Office 365. Nu går vi igenom för- respektive nackdelar med de båda alternativen, för er som företag.
För den enskilde slutanvändaren kanske inte Office 365 innebar några stora skillnader, men affärsmodellen och sättet man som organisation köper tjänsten av sin IT-leverantör eller direkt av Microsoft, blev nu fundamentalt annorlunda. Office-paketet hade gått från att vara ett engångsköp, till att ha blivit abonnemangsbaserat.
Det klassiska Office-paketet
Office-paketet har historik från tidigt 90-tal, men det är kanske först när Microsoft Office 97 släpptes, som det började få riktig genomslagskraft i företagsvärlden. Redan på den här tiden innehöll programsviten de numera självklara programmen Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft PowerPoint. Program som för väldigt många utgjort en självklar del av arbetsdagen.
Office-assistenten ”Clippy” – kanske att betrakta som en mycket tidig form av artificiell intelligens?
De olika versionerna
Från början har Office-paketet lanserats i uppdaterad version, ungefär en gång var tredje år. Då har också talet i namnet uppdaterats till året i fråga (med undantag för Office XP):
Office 95
Office 97
Office 2000
Office XP
Office 2003
Office 2007
Office 2010
Office 2013
Office 2016
Office 2019
Varje enskild utgåva har inkluderat en rad förändringar och nyheter – vissa på detaljnivå, andra av mer påtaglig karaktär. Ett stort steg som skapade lite tumult i början var när Microsofts ”Ribbon-meny” lanserades i Office 2007. Den innebar en mer dynamisk meny som ändrade utseende beroende på vilken menykategori som valts, istället för de föregående rullgardinsmenyerna.
Den mer dynamiska Ribbon-menyn lanserades i Office 2007
Office 365 och kraften i molnet
2010 presenterade Microsoft en nyhet inom Office-familjen, som skulle komma att innebära en stor förändring jämfört med tidigare versioner – Office 365 – Office-paketet som ett onlinebaserat abonnemang. Sommaren 2011 blev tjänsten tillgänglig i sin första version för såväl konsumenter som företagskunder.
Tjänsten har utvecklats och uppdaterats kontinuerligt under åren sedan lanseringen 2011. Generellt kan man beskriva att Office 365 har följande egenskaper:
Abonnemangsbaserat (SaaS – Software as a Service) med prissättning per användare
Delvis onlinebaserat och anpassat för molnets alla fördelar
Paketering av skrivbordsapplikationer och tilläggstjänster
Uppdateringar och nya funktioner släpps löpande
Bundet till användaren istället för datorn/handenheten
För många företag är Office 365 en självklarhet sedan flera år tillbaka, men det betyder inte att det är det för alla. Kanske är det rentav inte ens det optimala valet för alla företag? I nedanstående stycken redogör vi för valet av licenspaket samt de företagsekonomiska aspekterna av valet mellan Office 2019 och Office 365.
De olika versionerna av Office 365
Mikael arbetar som truckförare i lagermiljö och använder avdelningens gemensamma dator i början och slutet av arbetsdagen för att kolla sin e-post i Outlook och rapportera arbetstid i företagets Sharepoint-intranät. Han använder sin smartphone för enklare ärenden under arbetsdagen.
Office-paketet i mobilen eller surfplattan lämpar sig extra bra för användare som i huvudsak arbetar i annan miljö än på kontoret
Erica är VD för ett medelstort företag och använder sin laptop både på kontoret och på resande fot. Excel,Word och PowerPoint används flitigt, men också molnverktygen OneDrive och SharePoint och på senare tid också samarbetstjänsten Teams. När hon är ute på möten går hon igenom både e-posten och presentationer på sin telefon.
Mikael och Erica har väldigt olika behov och förväntningar på Office-paketet i sitt dagliga arbete. Microsoft har därför utvecklat ett flertal olika paketeringar av Office 365 för att säkerställa att alla företagsanvändare kan hitta ett Office 365-paket som passar just deras individuella behov.
Vilket Office 365 abonnemang?
Först och främst görs skillnad mellan SMB (Small-Medium Businesses) på upp till 300 användare och Enterprise om man har >300 användare. I vissa av paketen inkluderas skrivbordsapplikationerna, men utan molnverktygen SharePoint Online, Teams och Yammer. I andra inkluderas molnverktygen men inte skrivbordsapplikationerna. E-postfunktionen Exchange inkluderas inte heller i samtliga av paketeringarna.
De huvudsakliga paketeringarna av Office 365
För Mikael passar det bra med Office 365 Business Essentials, eftersom han inte behöver skrivbordsapplikationerna i sitt arbete. Han kan fortfarande använda webbversionerna av till exempel Excel eller PowerPoint, om han tar emot rapporter eller statistik han vill granska eller redigera. Med Office 365 Business Essentials får han en licens som är markant billigare per månad, men som fortfarande skapar värde och relevans för honom i sin yrkesroll. Eftersom Mikaels arbetsgivare har ett intranät samt har valt att lagra och delar filer i molnet, ges han fortfarande tillgång till allt det genom tjänsterna SharePoint Online och OneDrive.
Erica däremot, bör nog snarare välja Office 365 Business Premium. Där har hon alla skrivbordsapplikationer hon är van att använda dagligen, plus att hon kan dra nytta av de molntjänster och samarbetsfunktioner hon uppskattar. Hon kan installera programmen på upp till fem datorer som hon äger, så att hon kan arbeta ostört från annan plats. Skulle Ericas arbetsgivare ha fler än 300 användare, kommer det istället att stå mellan Office 365 Enterprise E3 eller E5.
Ur ett företagsekonomiskt perspektiv
Att genomföra ett engångsköp och sedan ha full tillgång till en programvarusvit kan upplevas som ett självklart val, som dessutom borde bli mer och mer kostnadsbesparande över tid. Och det kan vara sant, men det behöver inte vara det optimala valet ens ur ett företagsekonomiskt perspektiv. Vi redogör nedan varför.
Räkneexempel 1: Att köpa Office 2019 till företagets datorer
Företaget Skruv och Mutter AB (SOMAB) har 90 anställda. 60 av de anställda har varsin dator och resterande 30 använder tre gemensamma datorer utan egna användarkonton och utan personlig e-post. Företaget har en policy att datorerna skall bytas ut var tredje år i samband med att tillverkargarantin löper ut. Det betyder att de årligen byter ut i snitt 20 personliga datorer och en gemensam dator. Till dessa köper de Office-paketet fristående, samt abonnerar på e-posttjänsten Exchange Online för 35 kronor per konto och månad.
Räkneexempel 2: Att abonnera på Office 365 till företagets användare
SOMABs CFO Marianne tycker det är irriterande att inte kunna förutspå kostnaderna för Office-paketen och att det skenar iväg i kostnad efter att datorer går sönder och i bästa fall byts ut på garanti eller blir stulna, och kontentan blir att nya måste anskaffas. Hon tycker därför att det är intressant att jämföra med att teckna Office 365-abonnemang istället.
Avdelningscheferna (10) och ledningsgruppen (6) behöver Office 365 Business Premium med fullskaliga skrivbordsapplikationer, men övrig personal (74) klarar sig med Office 365 Business Essentials. I båda fallen ingår e-postfunktionen Exchange för all personal.
Utifrån ovanstående räkneexempel kan det kännas lite hugget som stucket, vilket av alternativen man bör välja, eftersom prisskillnaden är förhållandevis liten. Vi belyser då följande faktorer för Marianne, innan hon tar ett beslut vilket alternativ som blir bäst för SOMAB:
Alla era användare får egna e-postadresser avsedda för företagsbruk
Ni tar del av alla nyheter och funktioner som Microsoft släpper, direkt de släpps, utan att behöva uppgradera eller betala mer
Versioner, ändringar och återläsningar av dokument är smidigare än någonsin tack vare automatisk sparfunktion
Varje användare kan smidigt dela filer och dokument samt nås av information via intranät i Sharepoint
OneDrive kan användas för molnbackup och säkra era filer och alla användare får 1TB lagringsyta i molnet och filerna nås var man än befinner sig
Teams kan förbättra kommunikationen mellan personalen och möjliggör högkvalitativa videosamtal och telefonmöten
Årskostnaden blir förutsägbar och lättare att budgetera för, eftersom den följer användarna och inte datorerna
Vi vill självklart att ni skall välja det alternativ som passar era användare och era ekonomiska preferenser bäst. Med det sagt, vill vi också att ni skall ta hänsyn till alla delar som ingår i Office 365, men som inte ingår när man köper Office 2019. Tryggheten, säkerheten och flexibiliteten som dessa extrafunktioner ger, utgör ofta skillnaden som resulterar i en mer modern och produktiv arbetsplats, där uppdateringar sker i realtid och nya smarta lösningar sparar er både tid och pengar.
Vill ni ha rådgivning utifrån era specifika behov och en offert på Office-paketet för alla era användare?
Har ni redan Office 365, men behöver någon som avlastar er och tar hand om era abonnemang, utan att det behöver kosta mer än det gör idag?
Vill ni ha hjälp att komma igång med SharePoint Online, Teams eller något annat modernt molnverktyg som redan ingår i era licenser?
MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap
Datum:
2019-04-24 16:20:33
Dela:
NYHETER
2024-03-20
Microsoft 365 Copilot
Vill du driva ditt företag smidigt, säkert och effektivt, utan att spendera för mycket tid på IT?
Då finns nu Copilot för Microsoft 365, en tjänst som hjälper dig att få ut det bästa av dina Microsoft 365-prenumerationer. Med Copilot för Microsoft 365 kan du:
Nyttja generativ AI i dina Microsoft-produkter
Spara tid på administrativa eller återkommande arbetsuppgifter
Öka din produktivitet och ert samarbete i PowerPoint, Excel, Word, Outlook och Teams
Skydda data och enheter från cyberhot och olyckor
Uppfylla de juridiska och branschmässiga standarderna för dataskydd och sekretess
Oavsett om du har 1 eller 1000 anställda kan Copilot för Microsoft 365 göra er arbetsdag enklare!
Vi genomför under våren ett antal webbinarium där vi går igenom Copilot, AI i stort och vad man behöver tänka på för att hantera detta på rätt sätt.
Vi erbjuder dessutom workshops för att mappa ut just er organisation, era användargrupper, arbetsflöden och identifierar hur ni kan dra nytta av Copilot.
Vill du delta? Kontakta din kundansvarige för att få en inbjudan!
Saknar du kundansvarig går det bra att maila info@coegi.se eller ringa vår växel på +46(0)20-10 12 40 så fixar vi en inbjudan!
”Microsoft 365 Copilot är ett AI-baserat produktivitetsverktyg som samordnar era dagliga användningar av Microsoft 365-appar, såsom Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams med flera. Genom denna integration får ni intelligent stöd i realtid för att förbättra er kreativitet, produktivitet och kompetens som användare.”
Tack för att ni väljer Coegi som er partner för Microsoft Copilot.
Microsoft MFA förbättrar kundernas säkerhetsinställningar
Microsofts standardinställningar för säkerhet aktiveras i juni 2023.
Microsoft arbetar ständigt med att förbättra säkerheten för deras molntjänster, detta för att hjälpa till att skydda era verksamheter. Av denna anledning aktiveras nu de standardinställningar för säkerhet som Microsoft lanserade 2019 på bred front för att blockera fler identitetsattacker.
"When we look at hacked accounts, more than 99.9% don't have MFA, making them vulnerable to password spray, phishing, and password reuse" Alex Weinert, Director of Identity Security, Microsoft
Bakgrund till säkerhetsinställningarna - AD & MFA
För att motverka lösenords- och nätfiskeattacker lanserar Microsoft standardinställningar för säkerhet för ett stort antal Azure Active Directory (AD)-användare.
Idag används standardinställningar för Azure AD-säkerhet av cirka 30 miljoner organisationer, enligt Microsoft, och under juni kommer Microsoft att rulla ut standardinställningarna till många fler organisationer som kommer att resultera i att standardinställningarna skyddar 60 miljoner fler konton.
"När den är klar kommer denna lansering att skydda ytterligare 60 miljoner konton (ungefär Storbritanniens befolkning!) från de vanligaste identitetsattackerna, säger Microsofts chef för identitetssäkerhet, Alex Weinert.
*Azure AD är Microsofts molntjänst för hantering av identitet och autentisering till lokala appar och molnappar.
Standardinställningarna introducerades redan 2019 för nya kunder för att säkerställa att de hade grundläggande säkerhetshygien, särskilt multifaktorautentisering (Microsoft MFA) och modern autentisering, oavsett licens.
Standardinställningarna för säkerhet innebär att användarna kommer att möta en MFA-utmaning "vid behov", baserat på användarens plats, enhet, roll och uppgift, enligt Weinert. Administratörer måste dock använda MFA varje gång de loggar in.
Standarddistributionen av säkerhet kommer först till kunder som inte använder villkorlig åtkomst, inte tidigare har använt standardinställningar för säkerhet och "inte aktivt använder äldre autentiseringsklienter"
Vad ska jag göra?
Skapade ni, eller vi på Coegi, ert Microsoft konto innan 2022 kommer det visas ett meddelande när du loggar in på ditt konto där du uppmanas att proaktivt aktivera standardinställningar för säkerhet. Om du inte har loggat in eller aktiverat den här inställningen innan den sista juni kommer Microsoft att automatiskt aktivera standardinställningarna för er.
Rekommenderad åtgärd (för de som själva vill genomföra åtgärden)
När inställningen har aktiverats måste alla i organisationen registrera sig för multifaktorautentisering. • När de loggar in på sina konton visas en uppmaning om att installera Microsoft Authenticator-appen– de kan välja att installera den och följa anvisningarna för att registrera sina konton eller skjuta upp åtgärden. Efter 14 dagar försvinner alternativet att skjuta upp. • De måste följa stegen i Så här konfigurerar du Microsoft Authenticator-appen för att ladda ned appen på deras mobila enheter och sedan registrera kontot med appen. Läs den fullständiga informationen om standardinställningar för säkerhet.
Vill ni inte göra detta själva rekommenderar vi kunder med och utan avtalssupport att kontakta vår support!
Har ni som många andra ett krav på er att se över verksamhetens kostnader och spara pengar under 2023?
Med anledning av världsläget så är kostnadsoptimering och besparingar på de allra flesta verksamheters prio-lista. Låt oss ge er en tidig påskpresent och berätta hur ni kan göra just det, och ja det gäller faktiskt alla som innehar Microsoft licenser/prenumerationer.
Bara genom att nämna licenser så kanske vi tappade ert intresse, men håll ut det kommer bra saker! De allra flesta vi träffat genom åren brukar inte ”vilja ta i det med tång” utan bara suckar och stönar när vi nämner ordet, många kanske till och med ser det som ett ”nödvändigt ont” för att man just behöver sina licenser. Detta har vi märkt leder till att man kanske bara förnyar det antal licenser man har utan att tänka mer på det och man betalar licensfakturan månad för månad utan att reflektera över innehållet eller hur de nyttjas i verksamheten.
Ovan leder till att man i de allra flesta fall antingen betalar mycket mer än vad man egentligen behöver eller har för låg säkerhet i licenserna för verksamheten. Men som tur är så har vi flera på Coegi* som faktiskt tycker att det är kul med licenser och som håller sig uppdaterade i svängarna när Microsoft bestämmer sig för att röra om i grytan!
Det som kommer hända för väldigt många under 2023 är att licenskostnaden kommer att öka ganska mycket. Microsoft kommer nämligen att göra något de kallar för en ”valutaharmonisering” (läs prishöjning) den 1 april 2023. Detta innebär för er som Microsoft kund en höjning på 15% på alla molnlicenser. Läs mer hos Microsoft här: Consistent global pricing for the Microsoft Cloud - Microsoft News Centre Europe
Men nu till påskpresenten – tips på hur ni bör göra!
❤️ Betalar ni idag månadslicenser bör ni överväga att gå till årsavtal för de licenser ni vet kommer vara mer eller mindre statiska (≈20% besparing).
❤️ Har ert förnyelsedatum inte redan passerat bör ni binda licenserna på 12 månader för att ligga kvar på samma pris 1 år till (≈15% besparing).
❤️ Se över er konsumtion i Azure och överväg att reservera resurser om ni inte redan aktivt arbetar med kostnadsoptimering (upp till ≈40% besparing).
❤️ Kontakta oss på Coegi för hjälp med ovan. Vi kan detta och har hjälpt flera verksamheter med att sänka sina kostnader och höja säkerhetsnivån genom att bara göra dem uppmärksamma på detta och hjälpa dem att justera.
Tveka inte att höra av er till oss så ser vi till att hjälpa er!
*Coegi Cloud AB (”Coegi”) är en Microsoft Cloud Service Provider Tier 1. Det innebär att vi handlar våra kunders licenser direkt från Microsoft utan mellanhänder. Coegi är även en managerad Microsoft Solutions Partner från Microsoft Western Europe och utvald medlem i Modern Work SMB Partner Council via Microsofts huvudkontor, Redmond Washington, USA.
På grund av rådande inflation och valutaförändringar så kommer Microsoft justera sina priser från och med 1 april 2023. För den svenska marknaden innebär detta en höjning på tjänster och licenser med 15%. I enlighet med Microsofts avtalsvillkor har Microsoft rätten att justera priserna var sjätte månad. Prisjusteringen gäller både nya och befintliga kunder. Befintliga kunder påverkas av prisjusteringen i enlighet med deras prenumerationsmodell och när licensen förnyas.
