fbpx
Office 365 vs Office 2019

Office 2019 vs Office 365, fördelar och nackdelar

Det klassiska sättet att köpa den omåttligt populära programsviten Microsoft Office, är som engångsköp. Engångsköpet resulterar i en licens som kan nyttjas på en och samma dator in perpetuity, det vill säga i evighet. Sommaren 2011 släpptes den molnbaserade versionen av Office-paketet under namnet Microsoft Office 365. Nu går vi igenom för- respektive nackdelar med de båda alternativen, för er som företag.

För den enskilde slutanvändaren kanske inte Office 365 innebar några stora skillnader, men affärsmodellen och sättet man som organisation köper tjänsten av sin IT-leverantör eller direkt av Microsoft, blev nu fundamentalt annorlunda. Office-paketet hade gått från att vara ett engångsköp, till att ha blivit abonnemangsbaserat.

Det klassiska Office-paketet

Office-paketet har historik från tidigt 90-tal, men det är kanske först när Microsoft Office 97 släpptes, som det började få riktig genomslagskraft i företagsvärlden. Redan på den här tiden innehöll programsviten de numera självklara programmen Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft PowerPoint. Program som för väldigt många utgjort en självklar del av arbetsdagen.

Office-assistenten ”Clippy” – kanske att betrakta som en mycket tidig form av artificiell intelligens?

De olika versionerna

Från början har Office-paketet lanserats i uppdaterad version, ungefär en gång var tredje år. Då har också talet i namnet uppdaterats till året i fråga (med undantag för Office XP):

  • Office 95
  • Office 97
  • Office 2000
  • Office XP
  • Office 2003
  • Office 2007
  • Office 2010
  • Office 2013
  • Office 2016
  • Office 2019

Varje enskild utgåva har inkluderat en rad förändringar och nyheter – vissa på detaljnivå, andra av mer påtaglig karaktär. Ett stort steg som skapade lite tumult i början var när Microsofts ”Ribbon-meny” lanserades i Office 2007. Den innebar en mer dynamisk meny som ändrade utseende beroende på vilken menykategori som valts, istället för de föregående rullgardinsmenyerna.

Den mer dynamiska Ribbon-menyn lanserades i Office 2007

Office 365 och kraften i molnet

2010 presenterade Microsoft en nyhet inom Office-familjen, som skulle komma att innebära en stor förändring jämfört med tidigare versioner – Office 365 – Office-paketet som ett onlinebaserat abonnemang. Sommaren 2011 blev tjänsten tillgänglig i sin första version för såväl konsumenter som företagskunder.

Tjänsten har utvecklats och uppdaterats kontinuerligt under åren sedan lanseringen 2011. Generellt kan man beskriva att Office 365 har följande egenskaper:

  • Abonnemangsbaserat (SaaS – Software as a Service) med prissättning per användare
  • Delvis onlinebaserat och anpassat för molnets alla fördelar
  • Paketering av skrivbordsapplikationer och tilläggstjänster
  • Uppdateringar och nya funktioner släpps löpande
  • Bundet till användaren istället för datorn/handenheten

För många företag är Office 365 en självklarhet sedan flera år tillbaka, men det betyder inte att det är det för alla. Kanske är det rentav inte ens det optimala valet för alla företag? I nedanstående stycken redogör vi för valet av licenspaket samt de företagsekonomiska aspekterna av valet mellan Office 2019 och Office 365.

De olika versionerna av Office 365

Mikael arbetar som truckförare i lagermiljö och använder avdelningens gemensamma dator i början och slutet av arbetsdagen för att kolla sin e-post i Outlook och rapportera arbetstid i företagets Sharepoint-intranät. Han använder sin smartphone för enklare ärenden under arbetsdagen.

Office-paketet i mobilen eller surfplattan lämpar sig extra bra för användare som i huvudsak arbetar i annan miljö än på kontoret

Erica är VD för ett medelstort företag och använder sin laptop både på kontoret och på resande fot. Excel, Word och PowerPoint används flitigt, men också molnverktygen OneDrive och SharePoint och på senare tid också samarbetstjänsten Teams. När hon är ute på möten går hon igenom både e-posten och presentationer på sin telefon.

Mikael och Erica har väldigt olika behov och förväntningar på Office-paketet i sitt dagliga arbete. Microsoft har därför utvecklat ett flertal olika paketeringar av Office 365 för att säkerställa att alla företagsanvändare kan hitta ett Office 365-paket som passar just deras individuella behov.

Vilket Office 365 abonnemang?

Först och främst görs skillnad mellan SMB (Small-Medium Businesses) på upp till 300 användare och Enterprise om man har >300 användare. I vissa av paketen inkluderas skrivbordsapplikationerna, men utan molnverktygen SharePoint Online, Teams och Yammer. I andra inkluderas molnverktygen men inte skrivbordsapplikationerna. E-postfunktionen Exchange inkluderas inte heller i samtliga av paketeringarna.

De huvudsakliga paketeringarna av Office 365

För Mikael passar det bra med Office 365 Business Essentials, eftersom han inte behöver skrivbordsapplikationerna i sitt arbete. Han kan fortfarande använda webbversionerna av till exempel Excel eller PowerPoint, om han tar emot rapporter eller statistik han vill granska eller redigera. Med Office 365 Business Essentials får han en licens som är markant billigare per månad, men som fortfarande skapar värde och relevans för honom i sin yrkesroll. Eftersom Mikaels arbetsgivare har ett intranät samt har valt att lagra och delar filer i molnet, ges han fortfarande tillgång till allt det genom tjänsterna SharePoint Online och OneDrive.

Erica däremot, bör nog snarare välja Office 365 Business Premium. Där har hon alla skrivbordsapplikationer hon är van att använda dagligen, plus att hon kan dra nytta av de molntjänster och samarbetsfunktioner hon uppskattar. Hon kan installera programmen på upp till fem datorer som hon äger, så att hon kan arbeta ostört från annan plats. Skulle Ericas arbetsgivare ha fler än 300 användare, kommer det istället att stå mellan Office 365 Enterprise E3 eller E5.

Ur ett företagsekonomiskt perspektiv

Att genomföra ett engångsköp och sedan ha full tillgång till en programvarusvit kan upplevas som ett självklart val, som dessutom borde bli mer och mer kostnadsbesparande över tid. Och det kan vara sant, men det behöver inte vara det optimala valet ens ur ett företagsekonomiskt perspektiv. Vi redogör nedan varför.

Räkneexempel 1: Att köpa Office 2019 till företagets datorer

Företaget Skruv och Mutter AB (SOMAB) har 90 anställda. 60 av de anställda har varsin dator och resterande 30 använder tre gemensamma datorer utan egna användarkonton och utan personlig e-post. Företaget har en policy att datorerna skall bytas ut var tredje år i samband med att tillverkargarantin löper ut. Det betyder att de årligen byter ut i snitt 20 personliga datorer och en gemensam dator. Till dessa köper de Office-paketet fristående, samt abonnerar på e-posttjänsten Exchange Online för 35 kronor per konto och månad.

Årskostnad:

Office 2019: 21 * 2399 SEK = 50 379 SEK
Exchange Online: 60 * 12 * 35 SEK = 25 200 SEK
Totalsumma: 75 579 SEK
Nivå av kostnadskontroll: Låg/medium

Räkneexempel 2: Att abonnera på Office 365 till företagets användare

SOMABs CFO Marianne tycker det är irriterande att inte kunna förutspå kostnaderna för Office-paketen och att det skenar iväg i kostnad efter att datorer går sönder och i bästa fall byts ut på garanti eller blir stulna, och kontentan blir att nya måste anskaffas. Hon tycker därför att det är intressant att jämföra med att teckna Office 365-abonnemang istället.

Avdelningscheferna (10) och ledningsgruppen (6) behöver Office 365 Business Premium med fullskaliga skrivbordsapplikationer, men övrig personal (74) klarar sig med Office 365 Business Essentials. I båda fallen ingår e-postfunktionen Exchange för all personal.

Årskostnad:

16 * 131,10 SEK * 12 = 25 171,20 SEK
74 * 52,40 SEK * 12 = 46 531,20 SEK
Totalsumma: 71 702,40 SEK
Nivå av kostnadskontroll: Hög

Utifrån ovanstående räkneexempel kan det kännas lite hugget som stucket, vilket av alternativen man bör välja, eftersom prisskillnaden är förhållandevis liten. Vi belyser då följande faktorer för Marianne, innan hon tar ett beslut vilket alternativ som blir bäst för SOMAB:

  • Alla era användare får egna e-postadresser avsedda för företagsbruk
  • Ni tar del av alla nyheter och funktioner som Microsoft släpper, direkt de släpps, utan att behöva uppgradera eller betala mer
  • Versioner, ändringar och återläsningar av dokument är smidigare än någonsin tack vare automatisk sparfunktion
  • Varje användare kan smidigt dela filer och dokument samt nås av information via intranät i Sharepoint
  • OneDrive kan användas för molnbackup och säkra era filer och alla användare får 1TB lagringsyta i molnet och filerna nås var man än befinner sig
  • Teams kan förbättra kommunikationen mellan personalen och möjliggör högkvalitativa videosamtal och telefonmöten
  • Årskostnaden blir förutsägbar och lättare att budgetera för, eftersom den följer användarna och inte datorerna
  • Arbetsplatsen kan uppfattas som mer modern, vilket bidrar till nöjdare medarbetare och det i sin tur till högre kundnöjdhet

Slutsatser och rekommendationer

Vi vill självklart att ni skall välja det alternativ som passar era användare och era ekonomiska preferenser bäst. Med det sagt, vill vi också att ni skall ta hänsyn till alla delar som ingår i Office 365, men som inte ingår när man köper Office 2019. Tryggheten, säkerheten och flexibiliteten som dessa extrafunktioner ger, utgör ofta skillnaden som resulterar i en mer modern och produktiv arbetsplats, där uppdateringar sker i realtid och nya smarta lösningar sparar er både tid och pengar.

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-04-24 16:20:33

Dela:

NYHETER

VAD SÄGER VÅRA KUNDER OM OSS?