IT-strul kostar företag miljardbelopp årligen

Enligt Unionens undersökning om tjänstemännens vardag från 2017 framgår det att 133,5 miljoner arbetstimmar i privat näringsliv gick förlorade på grund av IT-strul. Det kostade arbetsgivarna 44,1 miljarder kronor. Orsaken är ofta att medarbetarna drar sig för att anlita en kompetent servicedesk och istället förlitar sig på att verksamhetens interna IT-avdelning skall kunna ordna allt. Så om IT-strul kostar enorma summor årligen, varför är vi då så rädda för att ta kontakt med vår externa servicedesk för IT-relaterade frågeställningar och varför arbetar vi inte mer preventivt med IT-problemen?

Oro för skenande kostnader avskräcker från att ringa servicedesken

Anledningen till att så få väljer att lyfta på luren för att kontakta en extern servicedesk är detsamma som i så många andra affärsrelaterade frågor – kostnaden. Många fortsätter att jobba i dåligt fungerande lösningar eller väljer någon annan sorts IT-lösning som är utanför IT-avdelningens kontroll. Detta eftersom de är rädda för att supporten ska bli för dyr då kostnaderna ofta är löpande.

Alla har nog erfarenhet av att det finns en uppsjö aktörer och underleverantörer, alla med olika former av kundservice och support. Inte sällan leder det till telefonköer och frekventa omkopplingar till andra avdelningar. I värsta fall kanske dessutom stora begränsningar i vad man får och inte får hjälp med.

”Äh, Erik kan säkert lösa det åt mig”

Bristen på bra externt stöd leder ofta till försök att lösa problemet själv eller med hjälp av en kunnig kollega. Problemet med att hantera ärenden internt är att ni då måste ha den bemanning och de kompetensmässiga resurser som krävs. Dessutom måste det byggas ett fungerande arbetssätt kring den interna ärendehanteringen.

Den tid och de kostnader som detta innebär slipper ni om ni istället väljer en servicedesk från en extern leverantör. Dessutom får ni bredden av er leverantörs samlade kompetens – något som väldigt få kan hushålla med internt. Det blir även ett mer flexibelt sätt att hantera tillfälliga toppar i arbetsbelastning vid sjukdom eller semestrar. Det blir dessutom minskat beroende av en enskild anställds kompetens, om ni har en ”Erik” som ofta rycker in, trots att han eller hon egentligen arbetar med något helt annat. Fördelen är också att kostnaderna för servicedesken anpassas utifrån rådande förutsättningar och antal användare – något som förstås växer och minskar i antal.

Proaktivt arbete med er servicedesk gör att ni slipper återkommande problem

Mycket handlar om proaktivitet – att arbeta för att problemen aldrig ens ska uppkomma. Fast pris per användare och månad skapar ett incitament för leverantören att säkerställa att så lite fel som möjligt inträffar. Är prissättningen löpande eller begränsad till X antal timmar per vecka eller månad? Då blir det lätt så att man avhjälper problemen provisoriskt – och de tenderar då att återkomma. För er IT-leverantör innebär förstås inte det något problem eftersom de kan debitera per timme. Att gå till botten med problemet kan innebära att väldigt mycket tid läggs på att lösa ett problem som ni som kund inte tagit höjd för kostnadsmässigt. Har ni ett fastprisavtal ligger det i bägges intresse att så lite fel som möjligt uppstår.

Vi på Coegi tycker att ni ska få bra IT-support från en professionell servicedesk, till ett fast pris. I samarbete med oss, gör vi ett stort förarbete för att säkerställa hög kvalitet i er miljö och att minimera risker. Vår kompetenta personal löser de allra flesta problemen direkt vid första kontakten, i kombination med garanterade svarstider både i telefon och e-post. Vi skapar även anpassningar, bistår med managering och gör lämpliga inställningar i er miljö för att säkerställa att så lite teknikkrångel som möjligt uppstår.

Vi erbjuder även standardrapporter som kartlägger ärendehanteringen och er IT-miljö. Där kan ni se inom vilka områden problem ofta uppstår och vi kan utifrån detta underlag föreslå förbättringar i miljön, alternativt hjälpa er att framställa lathundar som underlättar för era medarbetare. Rapporterna kan enkelt jämföras med andra aktörer i samma bransch och vi kan då påvisa problemområden som avviker eller rekommendera och applicera andra typer av smarta knep och lösningar. Vid en eventuell insats kan vi även ta ut uppföljande rapporter för att säkerställa att insatsen verkligen har lönat sig, jämfört med tidigare arbetssätt.

Ändra på ineffektiva arbetssätt med kvalitativ IT-support från en professionell aktör

I mångt och mycket handlar bra IT-support om att informera om hur man undviker ineffektivitet genom förändrade arbetssätt som ändå ger samma eller ännu bättre funktionalitet. För oss på Coegi handlar det i hög grad om att ständigt hålla våra kunder underrättade om vilka nya tjänster som tas fram och vilka möjligheter de kan ge dem.

I vår fastprismodell för servicedesk ingår bland annat all IT-support för Microsofts tjänster och svar på övriga IT-relaterade frågor som era medarbetare kan tänkas stöta på över i sitt dagliga arbete. Vi på Coegi kan även erbjuda en resurs på plats i din verksamhet under bestämda tider, helt utifrån era behov.

Servicedesk är Coegis flaggskepp och ansikte utåt. Tjänsten som aldrig tar semester, aldrig är sjukskriven och vars telefonslinga aldrig stängs av. När det stormar som mest – då står vi stabilt och är alltid redo att hjälpa er!

Steget till den moderna arbetsplatsen med Coegi Modern Workplace

Visste ni förresten att vår servicedesk tillsammans med Microsoft 365 skapar Coegi Modern Workplace? Tjänsten är i korthet en molnbaserad arbetsplats som ger alla medarbetare säker realtidstillgång till sin information och chansen att samarbeta med varandra vart de än befinner sig. Vill ni även ha hjälp med att bestämma vem som har tillgång till vad och vart, så implementerar vi gärna apparna åt er och aktiverar smarta och produktiva policyer och funktioner utefter era unika önskemål.

Till dess att ni bestämt er för vår servicedesk eller Coegi Modern Workplace kommer här fem tips från Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” och User Experience Strategist & Designer på InUse, som kan förbättra den digitala arbetsmiljön från Kollega.

1. Gör IT-ronder och undersök den digitala arbetsmiljön, relativt enkelt. Men det viktigaste och det svåra är att få en organisation att agera på de fynd man gör i skyddsronden. Det har hittills inte varit självklart. IT-ronder måste därför in i det reguljära systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), för att undvika en parallell metodik för problem i den digitala arbetsmiljön.
 

2. Fånga upp problemen tidigare. Genomför riskbedömningar av ny IT redan i projekt- och planeringsstadiet, innan själva införandet – precis som man gör med andra förändringar i arbetsmiljön. Problemet är att det hittills saknats verktyg. Men nu har Prevent tagit fram verktyget ”Inför rätt IT” med checklistor för kravställning, utveckling, införande och mycket mer.
 

3. Ännu ett digitalt system är inte lösningen. Många problem i den digitala arbetsmiljön beror inte på ett enskilt system, utan på friktion och konflikter mellan två eller flera som vart och ett för sig kan vara helt ok.

Det är viktigt att förstå att problemen bara blir värre om man försöker integrera alla system med varandra. I stället behöver vi två saker: Vissa administrativa arbetsuppgifter bör inte digitaliseras – de bör avskaffas helt. Det leder till att vi måste rensa i systemfloran — vi behöver en ny kompetens: avvecklare, i stället för utvecklare.
 

4. Öka förståelsen. Företagsledningarna måste förstå arbetsmiljö och IT i praktiken – inte bara det fluffiga managementtugget om ”digitalisering”. De måste slå fast styrande principer kring arbete med kunder och medarbetare. De fackliga organisationerna har otaliga kurser för sina chefsmedlemmar om svåra samtal eller alkoholism, men inte en enda om hur man hanterar IT och IT-utveckling.
 

5. Förstärk utbildningarna. Digital arbetsmiljö måste skyndsamt in i arbetsmiljöutbildningarna. Och omvänt: arbetsmiljö måste in i utbildningarna för exempelvis utvecklare och programmerare.

Vill ni ta steget till en krångelfri arbetsplats med Coegi Modern Workplace? Läs mer här eller ta kontakt med oss, så pratar vi mer på en tidpunkt som passar er.

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap