fbpx
Infört korttidsarbete? Skapa arbetspass för korttidsarbete i Teams!

Infört korttidsarbete? Skapa Arbetspass för korttidsarbete i Teams!

Skapa förutsättningarna för att effektivt schemalägga arbetspass under perioden för korttidsarbete i Teams. Arbetspass i Microsoft Teams är ett schemaläggningsverktyg som hjälper er att skapa, uppdatera och hantera scheman för er verksamhet.

Lästid: ca 3,5 minut

Om du är en person som regelbundet lägger arbetsscheman vet du säkert vad det innebär. Du funderar och sliter i timmar, ibland till och med i dagar, för att få ihop ett schema som fungerar för alla. Du frågar dina medarbetare när de helst vill jobba och vilka tider de helst slipper. Tänker efter vilka kombinationer som utgör de bästa teamen, pusslar, vrider och knåpar för att få ihop det perfekta schemat…

När det äntligen är klart skriver du ut det, och tar en sista titt innan kaoset utbryter. För du vet att så snart du meddelar arbetspassen så kommer alla inblandade att vilja ändra på det.

Frustrationen som många upplever över att lägga ett arbetspass. För er som är nya inför uppgiften i samband med korttidsarbete, lycka till eller fortsätt läs.

För att lösa detta finns det många företag som erbjuder sina smarta schemaläggningstjänster men innan du signar upp dig på dessa… Prova appen Arbetspass i Teams! Vem vet det kanske funkar perfekt för er och då har ni inte lagt ut några ytterligare pengar!

Korttidsarbete i Teams – navet för samarbete

Arbetspass i Microsoft Teams är ett schemaläggningsverktyg som hjälper er skapa, uppdatera och hantera scheman för er verksamhet. Appen i sig har redan funnits i Teams under en längre tid men det är inte alla som kanske vetat om den? Eller var man finner fler appar i Teams. Låt oss sätta igång!

Schemaläggningsfiltrering ger användare möjlighet att filtrera efter teammedlemmar eller schemalägga grupper, vilket gör det enklare att hantera stora skiftplaner. I mobilappen Teams är det enkelt att se sina kommande arbetspass, ta arbetspass eller önska ledighet vilket underlättar korttidsarbete i Teams.

Öppna Arbetspass appen och visa dina arbetspass

Du hittar Arbetspass på vänster sida av Teams med de andra standard-apparna (Chatt, Team, Kalender, etc.). Klicka bara på den för att börja arbeta enligt ditt schema. Om du inte ser appen där, klicka på ”Fler tillagda appar”. Fler tillagda appar knappen ser ut som tre prickar horisontellt i menyraden. OBS Vill du sedan att appen alltid skall dyka upp i Teams så att du slipper klicka fram den varje gång? Höger klicka på appen och välj ”Fäst” då sitter den kvar i din menyrad.

Väl inne i Arbetspass-appen ser du dina arbetspass för innevarande vecka. Välj med knapparna Dag, Vecka eller Månad ovanför listan med datum för att begränsa eller utöka din vy.

Skapa ett schema

I Arbetspass får varje Teams grupp ett schema att arbeta med och du kan skapa scheman för alla team som du är ägare till.

Om det är första gången du använder Arbetspass och dina team inte har något schema ännu får du hjälp programmet (Teams) med att skapa ett, och du får även några tips kring hur du kan använda appen.

Hur du skapar ett schema för team som inte har något schema ännu i appen:

  1. Gå längst upp till vänster i appen och klicka på teamnamnet.
  2. Välj Skapa team och välj det team du vill skapa ett schema för.
  3. Se till att tidszonen stämmer för de arbetspass du schemalägger och klicka sedan på Skapa.

Nu när du har skapat schemat är nästa steg att fylla det. Önskar du en guide för hur man fyller i ett schema finns det en bra guide ->här<- som tar dig till Microsofts supportsidor.

Importera ett schema till Arbetspass-appen

Här beskriver vi hur du importera data från ett befintligt schema så att du kan börja sköta hanteringen i Arbetspass-appen.

  1. Om du inte redan har gjort det så öppnar du Arbetspass-appen i Teams och skapar schemat för det team du vill jobba med. Det är hit du ska importera dina data. Om du redan har gjort det så öppnar du schemat i Arbetspass-appen och sätter igång.
  2. Längst upp till höger väljer du Fler alternativ knappen (den som ser ut som tre horisontella prickar) och väljer Importera schema.
  3. Ladda ned exempelfilen och läs anvisningarna i den.
  4. Använd exemplet som en guide och placera dina schemadata i en Excel-fil. Det är den du sedan laddar upp till Arbetspass-appen.
  5. När du har lagt till dina data och kontrollerat att allt ser bra ut väljer du Ladda upp fil.
  6. När importen är klar kontrollerar du att schemat ser rätt ut i Arbetspass-appen. Välj Dela med teamet när du är redo att visa schemat för de andra.

Filmer om Arbetspass (eng. Shifts)

Här nedan finner ni tre länkar till tre stycken filmer om Arbetspass. Samtliga länkar öppnar ett nytt webbläsarfönster för er. OBS filmerna är på engelska.

Komplicerat?

Arbetspass i Teams skall inte vara komplext och kanske funkar det inte för er verksamhet? Men ge inte upp tills ni fått hjälp, för många verksamheter funkar Arbetspass alldeles perfekt för vanlig schemaläggning som vid schemaläggning av korttidsarbete i Teams.

Vi varnar dock redan nu för att även om du skapar perfekta arbetspass så lär inte lusten av att vilja ändra på dem minska. Det handlar dock inte om tjänsten Arbetspass i Teams 🙂

Fyll i formuläret nedan så hjälper vi er igång eller hitta våra kontaktuppgifter på vår Kontakt sida.

Datum: 2020-05-04 19:56:21

Dela:

NYHETER

VAD SÄGER VÅRA KUNDER OM OSS?