EX = CX? Coegis tre tips till förbättrad medarbetarupplevelse

Att en glad och motiverad medarbetare lättare ger sina kunder en bra upplevelse, är inget nytt under solen. Däremot finns det en viktig faktor relaterat till upplevelsen av den egna arbetsplatsen, som genom amerikansk forskning fått namnet Employee Experience, förkortat EX (”medarbetarupplevelse”). EX har en tydlig koppling till kundens motsvarighet, CX, eller Customer Experience (”kundupplevelse”). Kopplingen mellan dessa två är såväl ny som insikt räknat, såväl som den är högintressant att lära sig mer om. Detta i synnerhet kopplat till intåget av en ny generation inom arbetskraften.

Definitionen av Employee Experience är enligt MIT Sloan Center for Information Systems Research, ”the work complexity and behavioral norms that influence employees’ ability to create value”. Rakt översatt kan man säga att det betyder arbetsuppgifternas komplexitet samt normer och invanda mönster på arbetsplatsen påverkar en enskild medarbetares möjligheter att skapa värde för sin verksamhet.

Vi tycker att det är väldigt intressant. Det är också tydligt i vår dagliga verksamhet hur mycket positiva effekter som finns att hämta, för de organisationer som väljer att satsa på att förbättra upplevelsen för sina anställda.

Med en ny generation kommer nya krav och förväntningar

Anställd personal har nu allt mer börjat definieras som ”arbetsplatsens konsumenter” och det är precis det Employee Experience handlar om. Ett nytt synsätt, där man tar den enskilde anställdes perspektiv i fokus och ser det som något centralt.

Detta blir inte mindre aktuellt nu, när ett generationsskifte inom den svenska arbetskraften som helhet håller på att ske. Den nya generationen av arbetskraft, ofta kallad Generation Y eller Millenials, har också en helt annan typ av krav och förväntningar på sina arbetsgivare. Den här generationen kräver friare tyglar, större plats- och schemaflexibilitet, större mått av transparens mellan de hierarkiska lagren och den genomsnittliga arbetstiden per tjänst och anställningstiden per arbetsgivare är kortare än någonsin.

Milleniegenerationen

Vår kund och partner Oddwork, kan nog anses hålla i stafettpinnen vad gäller frågan om milleniegenerationen och dess krav och förväntningar på arbetsgivare och omdefinieringen av karriär som begrepp.

”Efter tusentals intervjuer med arbetssökande talanger hade vi på Oddwork börjat se ett mönster: den yngre generationens talanger verkade skilja sig diametralt från den äldre generationen. Ute på företagen pratade arbetsgivarna om ingångslöner och karriärtrappor. Talangerna, å andra sidan, talade sällan om detta – istället strävade de främst efter personlig utveckling och social gemenskap på jobbet. ”

Charles Sinclair, CEO & Head of Employer Branding på Oddwork

Detta är självklart inte bara en aktuell fråga i Sverige. Från amerikanska storföretag skrivs artikel efter artikel om hur svårt det är att behålla personal från den här generationen. Ta citatet från den här krönikan från Forbes.com som exempel:

”You hired us thinking this one might be different; this one might be in it for the long haul. We’re six months in, giving everything we have, then suddenly, we drop a bomb on you. We’re quitting.”

Men hur ska man agera som arbetsgivare, för att bemöta dessa förhållandevis tuffa krav på omställning, fördelning av ansvar och ökande av transparens? Vi listar våra egna generella rekommendationer, som vi tror passar och applicerar på alla alla verksamheter.

Tre tips från Coegi för en bra medarbetarupplevelse (EX)

1. Produktivt arbete från valfri plats

Detta må låta självklart, men det är det inte i alla företag. Att låta sin personal arbeta hemifrån eller från semesterresmålet kräver givetvis tillit parterna emellan. Både i att det faktiskt arbetas under schemalagda timmar, men också att fokuset finns där från den enskilde.

Vad kan arbetsgivaren göra, mer än att lita på sin personal? Jo, ge dem tekniska förutsättningar för att arbeta lika effektivt var som helst, där en internetuppkoppling finns tillgänglig, som från den ordinarie arbetsplatsen. Det betyder följande, enligt oss:

• En bärbar dator
• Dokumenthantering i molnet
• Samarbetsverktyg med chatt och videosamtal
• Säker e-post
• Ljudisolerade hörlurar
• Bonus: Smartphone med 4G-surf

Alla dessa delar måste vara på plats för att man på ett smidigt sätt skall kunna förflytta sig mellan fysiska platser och kunna starta igång sitt mobila kontor var som helst inom loppet av några sekunder.

Vi kommer att publicera en separat artikel om den moderna arbetsplatsens beståndsdelar längre fram under 2019, där vi går in i detalj på varje del och ger våra rekommendationer bland de olika alternativ som finns tillgängliga.

2. Kreativa och effektiva samarbetsverktyg

Vad som klassificeras som ett samarbetsverktyg kan förstås diskuteras. Men i den här artikeln syftar vi på mjukvaror och andra digitala plattformar som möjliggör kommunikation mellan personer på arbetsplatsen.

Ett samarbetsverktyg skall enligt oss följa nedanstående beskrivning:

• Intuitivt och lätt att lära sig
• Hållas uppdaterat och aktuellt
• Inkludera all berörd personal*
• Främja kreativitet och innovation
• Ha tydliga förhållningsregler

Alternativ på tjänster som uppfyller denna beskrivning och som har stor popularitet i global skala är Microsoft Teams, Slack, HeySpace, Winio och Zoho Connect.

Vill ni prova Microsoft Teams? Boka en session i vårt upplevelserum i centrala Göteborg. På så vis får ni testa tjänsten i en fiktiv och trygg miljö, så att ni därefter kan utvärdera huruvida ni vill implementera det hos er eller ej. Vi är experter på Microsofts molnbaserade mjukvarusvit och har många tips och tricks att dela med oss av, för att maximera affärsvärdet för er.

3. Livscykelhantering för IT-relaterad hårdvara

Inget är så irriterande som att ha en dator, surfplatta eller smartphone som man upplever ”har gjort sitt för länge sedan” men man tvingas genomlida arbetsvecka efter arbetsvecka med nämnd pryl som ett av sina huvudsakliga arbetsverktyg. Gammal hårdvara genererar dessutom mycket mer stillestånd i arbetet, vilket minskar användarens övergripande effektivitet och sänker det totala intrycket av nöjdhet i arbetet.

Livscykelhantering av IT-hårdvara innebär att man har en formaliserad process som innefattar följande delar:

• Inköp
• Fysiskt underhåll
• Digitalt underhåll
• Utbyte
• Avveckling, bortforsling och återvinning

Samtliga punkter i ovanstående lista behöver ha en tilltänkt tidsperiod, en utnämnd ansvarig person eller grupp samt en budget eller mandat att ta de kostnader som krävs för att upprätthålla processen på ett lämpligt sätt.

Många svenska företag och organisationer saknar ett fungerande sätt att hantera dessa frågor, och agerar därför reaktivt när problem uppstår. Vilket, om du frågar oss eller din egen slutanvändare, är alldeles för sent.

Utöver nöjdare medarbetare som slipper slita sitt hår över IT-produkter som fungerar dåligt och som orsakar avbrott i arbetet, får ni dessutom bättre överskådlighet och framförhållning i budgetplaneringen för era IT-kostnader.

Hur kommer vi vidare nu?

Vi vågar påstå att vi är det enda riktiga serviceföretaget i IT-branschen. Med det menar vi att vi sätter kunden i fokus på riktigt, och inte bara något vi säger. Vi brinner för att hjälpa våra kunder och det gäller även dig som läser. Om du känner att tipsen och rekommendationerna i denna artikel skulle kunna vara till nytta för din organisation – ta kontakt med oss, så bokar vi in ett möte för att lyssna in era förutsättningar och önskemål.

Utifrån mötet hjälper vi er till bättre IT-lösningar. Tillsammans, mot nöjdare medarbetare och i slutänden också nöjdare kunder!

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap