fbpx
digitala möten

Coegis fyra tips för effektivt distansarbete

När externa riskfaktorer tvingar organisationer till omställningar, är arbete på distans ett sätt att minimera den fysiska kontakten mellan människor. Ett arbetssätt som vissa är ovana vid, och det kan givetvis innebära att nya verktyg och funktioner plötsligt blir en given del av arbetsdagen och då ska saker och ting bara fungera. Eller hur?

Här kommer fyra matnyttiga tips från oss på hur du skapar bästa förutsättningarna för att arbetsdagen på distans skall fungera så smärtfritt och produktivt som möjligt.

Tips 1: Förbättra ljudkvaliteten

När man arbetar på distans, är ljudkvalitet en viktig faktor för att man skall ha ett givande utbyte av samtalen med sina kollegor, kunder och leverantörer. Den viktigaste faktorn för ljudkvalitet är att det finns en mikrofon av god kvalitet, antingen inbyggt i en konferenslösning eller i ett headset av någon form.

Om du upplever att ljudet hackar eller på annat sätt blir dåligt, trots kvalitativ utrustning, finns det tips att testa. Är det internet som är svagt, kan du göra en hastighetsmätning. Om möjligt, anslut din dator med nätverkskabel istället för att använda det trådlösa nätverket. Blir det inte bättre, rekommenderar vi att du provar att ansluta ditt headset till din telefon ringa in till mötet via telefonen, även om du t.ex. samtidigt arbetar med datorn.

Nummer 2: Använd en kvalitativ samarbetsplattform

För att samarbetet skall kännas personligt och att ni bibehåller känslan av ett team, trots att ni inte träffas, är samarbetsplattformen central. En kvalitativ samarbetsplattform gör att ni inkluderar chatt, videosamtal, fildelning, projektarbete och annat på en central plats.

I egenskap av Gold Partner till Microsoft, ser vi dagligen hur Microsoft Teams skapar nytta för våra kunder, men också för oss själva. Teams har väldigt många funktioner som dagligen skapar nytta i samarbetet mellan gruppmedlemmar, oavsett om det gäller tillfälliga projekt, uppdelning mellan organisationsdelar eller till och med informella grupperingar. Har er organisation dessutom Office 365 eller Microsoft 365, blir fördelarna ännu fler.

Här kommer ett tips från Microsoft Teams, för dig som arbetar på distans från en miljö som kan upplevas som stökig, när du skall ringa videosamtal:

digitala möten
  1. Klicka på de tre prickarna i menyn efter att du startat ditt videosamtal
  2. Klicka på ”Gör min bakgrund oskarp”
  3. Din bakgrund är nu oskarp!

Nummer 3: Glöm inte bort säkerhet och sekretess

En arbetsplats är i regel lite av en ”skyddad verkstad” i det avseendet, att det finns en strukturerad infrastruktur för nätverk och internet. Men också en kontroll över vilka personer som kommer och går i lokalerna. Arbetar du hemifrån är det sistnämnda givetvis inte sämre nu, men om du arbetar i offentliga miljöer såsom caféer, bibliotek, tåg eller andra liknande platser, behöver du tänka till en extra gång kring säkerhet och sekretess. Vem ser informationen på din skärm? Är utrustningen och innehållet utsatt för extra stor stöldrisk? Hör någon vad du säger under ditt Teams-möte?

Glöm inte bort att fysisk plats ger annorlunda förutsättningar för att bibehålla god säkerhet och sekretess i det dagliga arbetet. Behöver du tips och råd, är du varmt välkommen att kontakta oss.

Nummer 4: Skapa en plan för distansarbetet

Precis som med allt annat, kräver omställningar i arbetssätt och rutiner en tydlig planering. Så även gällande arbete på distans. Våra rekommendationer är att ni skapar en tydlig plan för följande:

  • Vilka plattformar och program skall användas för samarbete
  • Vilken utrustning behövs för kvalitativ kommunikation
  • Intern prioritering mellan kontaktvägar
  • Följsamhet enligt interna policys och GDPR

Så länge ni pratat igenom de omställningar detta kommer att innebära för just er organisation och era unika utmaningar, så behöver inte planeringen nödvändigtvis innebära några större arbetsinsatser. Nyckeln är god internkommunikation om vad som förväntas av såväl team som individuella medarbetare.

Har du som läser detta behov av förbättrad ljudkvalitet och kanske saknar du möjlighet att ansluta dig med nätverkskabel direkt till router/switch, för högre bandbredd och kvalitet?

Vi har paketerat en specialkampanj specifikt för dessa behov. Tryck på knappen nedan för att komma till kampanjen.

Frågor / funderingar?

Har ni fler frågor / funderingar kring distansarbete i rådande tider? Tveka inte att höra av er till oss på:

  • Telefon: 031-762 55 30
  • E-post: info@coegi.se

Datum: 2020-03-17 15:00:15

Dela:

NYHETER

VAD SÄGER VÅRA KUNDER OM OSS?