Medarbetarupplevelsen EX och Kundupplevelsen CX

EX = CX? Coegis tre tips till förbättrad medarbetarupplevelse

Att en glad och motiverad medarbetare lättare ger sina kunder en bra upplevelse, är inget nytt under solen. Däremot finns det en viktig faktor relaterat till upplevelsen av den egna arbetsplatsen, som genom amerikansk forskning fått namnet Employee Experience, förkortat EX (”medarbetarupplevelse”). EX har en tydlig koppling till kundens motsvarighet, CX, eller Customer Experience (”kundupplevelse”). Kopplingen mellan dessa två är såväl ny som insikt räknat, såväl som den är högintressant att lära sig mer om. Detta i synnerhet kopplat till intåget av en ny generation inom arbetskraften.

Definitionen av Employee Experience är enligt MIT Sloan Center for Information Systems Research, ”the work complexity and behavioral norms that influence employees’ ability to create value”. Rakt översatt kan man säga att det betyder arbetsuppgifternas komplexitet samt normer och invanda mönster på arbetsplatsen påverkar en enskild medarbetares möjligheter att skapa värde för sin verksamhet.

Vi tycker att det är väldigt intressant. Det är också tydligt i vår dagliga verksamhet hur mycket positiva effekter som finns att hämta, för de organisationer som väljer att satsa på att förbättra upplevelsen för sina anställda.

Med en ny generation kommer nya krav och förväntningar

Anställd personal har nu allt mer börjat definieras som ”arbetsplatsens konsumenter” och det är precis det Employee Experience handlar om. Ett nytt synsätt, där man tar den enskilde anställdes perspektiv i fokus och ser det som något centralt.

Detta blir inte mindre aktuellt nu, när ett generationsskifte inom den svenska arbetskraften som helhet håller på att ske. Den nya generationen av arbetskraft, ofta kallad Generation Y eller Millenials, har också en helt annan typ av krav och förväntningar på sina arbetsgivare. Den här generationen kräver friare tyglar, större plats- och schemaflexibilitet, större mått av transparens mellan de hierarkiska lagren och den genomsnittliga arbetstiden per tjänst och anställningstiden per arbetsgivare är kortare än någonsin.

Milleniegenerationen

Vår kund och partner Oddwork, kan nog anses hålla i stafettpinnen vad gäller frågan om milleniegenerationen och dess krav och förväntningar på arbetsgivare och omdefinieringen av karriär som begrepp.

”Efter tusentals intervjuer med arbetssökande talanger hade vi på Oddwork börjat se ett mönster: den yngre generationens talanger verkade skilja sig diametralt från den äldre generationen. Ute på företagen pratade arbetsgivarna om ingångslöner och karriärtrappor. Talangerna, å andra sidan, talade sällan om detta – istället strävade de främst efter personlig utveckling och social gemenskap på jobbet. ”

Charles Sinclair, CEO & Head of Employer Branding på Oddwork
Livskarriär istället för jobbkarriär

Detta är självklart inte bara en aktuell fråga i Sverige. Från amerikanska storföretag skrivs artikel efter artikel om hur svårt det är att behålla personal från den här generationen. Ta citatet från den här krönikan från Forbes.com som exempel:

”You hired us thinking this one might be different; this one might be in it for the long haul. We’re six months in, giving everything we have, then suddenly, we drop a bomb on you. We’re quitting.”

Men hur ska man agera som arbetsgivare, för att bemöta dessa förhållandevis tuffa krav på omställning, fördelning av ansvar och ökande av transparens? Vi listar våra egna generella rekommendationer, som vi tror passar och applicerar på alla alla verksamheter.

Tre tips från Coegi för en bra medarbetarupplevelse (EX)

1. Produktivt arbete från valfri plats

Detta må låta självklart, men det är det inte i alla företag. Att låta sin personal arbeta hemifrån eller från semesterresmålet kräver givetvis tillit parterna emellan. Både i att det faktiskt arbetas under schemalagda timmar, men också att fokuset finns där från den enskilde.

Vad kan arbetsgivaren göra, mer än att lita på sin personal? Jo, ge dem tekniska förutsättningar för att arbeta lika effektivt var som helst, där en internetuppkoppling finns tillgänglig, som från den ordinarie arbetsplatsen. Det betyder följande, enligt oss:

  • En bärbar dator
  • Dokumenthantering i molnet
  • Samarbetsverktyg med chatt och videosamtal
  • Säker e-post
  • Ljudisolerade hörlurar
  • Bonus: Smartphone med 4G-surf

Alla dessa delar måste vara på plats för att man på ett smidigt sätt skall kunna förflytta sig mellan fysiska platser och kunna starta igång sitt mobila kontor var som helst inom loppet av några sekunder.

Vi kommer att publicera en separat artikel om den moderna arbetsplatsens beståndsdelar längre fram under 2019, där vi går in i detalj på varje del och ger våra rekommendationer bland de olika alternativ som finns tillgängliga.

2. Kreativa och effektiva samarbetsverktyg

Vad som klassificeras som ett samarbetsverktyg kan förstås diskuteras. Men i den här artikeln syftar vi på mjukvaror och andra digitala plattformar som möjliggör kommunikation mellan personer på arbetsplatsen.

Ett samarbetsverktyg skall enligt oss följa nedanstående beskrivning:

  • Intuitivt och lätt att lära sig
  • Hållas uppdaterat och aktuellt
  • Inkludera all berörd personal*
  • Främja kreativitet och innovation
  • Ha tydliga förhållningsregler

Alternativ på tjänster som uppfyller denna beskrivning och som har stor popularitet i global skala är Microsoft Teams, Slack, HeySpace, Winio och Zoho Connect.

Vill ni prova Microsoft Teams? Boka en session i vårt upplevelserum i centrala Göteborg. På så vis får ni testa tjänsten i en fiktiv och trygg miljö, så att ni därefter kan utvärdera huruvida ni vill implementera det hos er eller ej. Vi är experter på Microsofts molnbaserade mjukvarusvit och har många tips och tricks att dela med oss av, för att maximera affärsvärdet för er.

3. Livscykelhantering för IT-relaterad hårdvara

Inget är så irriterande som att ha en dator, surfplatta eller smartphone som man upplever ”har gjort sitt för länge sedan” men man tvingas genomlida arbetsvecka efter arbetsvecka med nämnd pryl som ett av sina huvudsakliga arbetsverktyg. Gammal hårdvara genererar dessutom mycket mer stillestånd i arbetet, vilket minskar användarens övergripande effektivitet och sänker det totala intrycket av nöjdhet i arbetet.

Livscykelhantering av IT-hårdvara innebär att man har en formaliserad process som innefattar följande delar:

  • Inköp
  • Fysiskt underhåll
  • Digitalt underhåll
  • Utbyte
  • Avveckling, bortforsling och återvinning

Samtliga punkter i ovanstående lista behöver ha en tilltänkt tidsperiod, en utnämnd ansvarig person eller grupp samt en budget eller mandat att ta de kostnader som krävs för att upprätthålla processen på ett lämpligt sätt.

Många svenska företag och organisationer saknar ett fungerande sätt att hantera dessa frågor, och agerar därför reaktivt när problem uppstår. Vilket, om du frågar oss eller din egen slutanvändare, är alldeles för sent.

Utöver nöjdare medarbetare som slipper slita sitt hår över IT-produkter som fungerar dåligt och som orsakar avbrott i arbetet, får ni dessutom bättre överskådlighet och framförhållning i budgetplaneringen för era IT-kostnader.

Hur kommer vi vidare nu?

Vi vågar påstå att vi är det enda riktiga serviceföretaget i IT-branschen. Med det menar vi att vi sätter kunden i fokus på riktigt, och inte bara något vi säger. Vi brinner för att hjälpa våra kunder och det gäller även dig som läser. Om du känner att tipsen och rekommendationerna i denna artikel skulle kunna vara till nytta för din organisation – ta kontakt med oss, så bokar vi in ett möte för att lyssna in era förutsättningar och önskemål.

Utifrån mötet hjälper vi er till bättre IT-lösningar. Tillsammans, mot nöjdare medarbetare och i slutänden också nöjdare kunder!

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-03-21 08:41:52

Dela:

NYHETER

Yana Prokhorova säljare Coegi

Coegi förstärker sin säljorganisation mot ökad tillväxt

Coegi förstärker ständigt vår organisation. Det innebär att vi hela tiden ökar vår kompetens och erfarenhet samt jobbar med vår strävan att ligga i framkant när det gäller att skapa kundnytta med hjälp av IT. Vår främsta tillgång är våra medarbetare och vi är alltid lika glada att få bredda vår samlade kunskap och samtidigt växa med hög kvalitet.

Vårt senaste tillskott har ännu inte börjat hos oss men vi vill ändå passa på att varmt välkomna Yana Prokhorova som tillträder som säljare hos oss den 1 april.

Yana arbetar i dagsläget som projektkoordinator på ett bolag som bedriver marknadsundersökningar inom läkemedels- och sjukvårdsindustrin. Hon är van att söka upp personer inom de målgrupper som efterfrågas, både via mail och telefon och rekrytera dessa till att delta i de undersökningar som ska genomföras. Yanas röst kommer med andra ord bli välbekant för våra framtida kunder!

Nu i mars månad är Yana färdig med en distansutbildning inom entreprenöriellt företagande – en utbildning som bara triggat henne att jobba ännu mer inom försäljning och service. Utbildningen, arbetslivserfarenheten, målmedvetenheten, att motiveras av höga tillväxtambitioner och att Yana är en utåtriktad och trevlig tjej med en positiv energi gör henne till en klockren match för så väl oss som jobbar på Coegi som våra framtida och nuvarande kunder.

Varmt välkommen Yana till Västsveriges mest omtyckta IT-företag!

Datum: 2019-03-12 19:23:15

Dela:

NYHETER

Outlook i offline-läge

Coegi bjuder på IT-tips

Vi har förmånen att på daglig basis ge tips, råd och support till hundratals användare runt om i Norden. Medarbetare hos våra kunder verksamma inom restaurang, logistik, bemanning, bygg, tillverkning, fastighet, konsult och kollegor inom IT-branschen. Vissa till och med 24/7/365. Nu bjuder Coegi på IT-tips!

Trender och röda trådar i ärenden

Av de inkomna ärenden till vår servicedesk* dyker det ibland upp mönster eller trender kring vad våra kunders medarbetare har på hjärtat när de kontaktar oss. För att göra det enklare har vi därför beslutat att göra små filmer som kan hjälpa så väl kunder som icke kunder till minskat IT-strul och en högre produktivitet – eller bara mer tid till annat. 

Avtal för IT-support

Som vi skrev i vårt senaste inlägg, IT-strul kostar företag miljardbelopp årligen, finns det en oro bland verksamheter för skenande kostnader i samband med IT-support. Denna oro skall man ha respekt för, framförallt då den för många verksamheter är en sanning. Avtal som antingen är helt och hållet baserade på timtaxa, har en begränsning i antalet tickets (ärenden) eller timmar som man får hjälp per månad. Inget som rimmar med våra avtal eller hur vår servicedesk agerar! En servicedesk som levererar IT-support skall leverera service och värde för sina kunder.

Saknar ni supportavtal eller önskar veta mer om hur vår servicedesk kan hjälpa era medarbetare? Tveka inte att kontakta oss!

Outlook i offline-läge

Har du märkt att du helt plötsligt inte får någon e-post? Du som brukar få hur mycket som helst vissa dagar. Eller att din kollega som du skickat ett viktigt dokument till är helt ovetande? Då kan det vara så att din Outlook är i offline-läge.

Vi visar dig hur du lätt fixar till detta i en handvändning så att du återigen kan vara produktiv !

Ett stort tack till Patrick Lundin, Alexander Matta, Johan Hermansson, Malin Boquist och Matilda Wettborg som skapat filmen.

*Servicedesk? Vår servicedesk är era medarbetares kompetens. Vi har verktygen, kompetensen och drivet som krävs för att ni ska kunna känna trygghet med att vi löser problemen som uppstår, samt att ni uppnår kostnadseffektivitet. IT ska ju trots allt bara fungera och möjliggöra nytta för er verksamhet både i det dagliga, men också mer långsiktigt. Ni väljer själva vilken omfattning av servicedesk ni behöver. Räcker normal kontorstid alldeles utmärkt, eller önskar ni utökade timmar, eller rent av 24/7/365?

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-03-07 19:47:02

Dela:

NYHETER

IT-support från Coegi

IT-strul kostar företag miljardbelopp årligen

Enligt Unionens undersökning om tjänstemännens vardag från 2017 framgår det att 133,5 miljoner arbetstimmar i privat näringsliv gick förlorade på grund av IT-strul. Det kostade arbetsgivarna 44,1 miljarder kronor. Orsaken är ofta att medarbetarna drar sig för att anlita en kompetent servicedesk och istället förlitar sig på att verksamhetens interna IT-avdelning skall kunna ordna allt. Så om IT-strul kostar enorma summor årligen, varför är vi då så rädda för att ta kontakt med vår externa servicedesk för IT-relaterade frågeställningar och varför arbetar vi inte mer preventivt med IT-problemen?

Oro för skenande kostnader avskräcker från att ringa servicedesken

Anledningen till att så få väljer att lyfta på luren för att kontakta en extern servicedesk är detsamma som i så många andra affärsrelaterade frågor – kostnaden. Många fortsätter att jobba i dåligt fungerande lösningar eller väljer någon annan sorts IT-lösning som är utanför IT-avdelningens kontroll. Detta eftersom de är rädda för att supporten ska bli för dyr då kostnaderna ofta är löpande.

Alla har nog erfarenhet av att det finns en uppsjö aktörer och underleverantörer, alla med olika former av kundservice och support. Inte sällan leder det till telefonköer och frekventa omkopplingar till andra avdelningar. I värsta fall kanske dessutom stora begränsningar i vad man får och inte får hjälp med.

”Äh, Erik kan säkert lösa det åt mig”

Bristen på bra externt stöd leder ofta till försök att lösa problemet själv eller med hjälp av en kunnig kollega. Problemet med att hantera ärenden internt är att ni då måste ha den bemanning och de kompetensmässiga resurser som krävs. Dessutom måste det byggas ett fungerande arbetssätt kring den interna ärendehanteringen.

Den tid och de kostnader som detta innebär slipper ni om ni istället väljer en servicedesk från en extern leverantör. Dessutom får ni bredden av er leverantörs samlade kompetens – något som väldigt få kan hushålla med internt. Det blir även ett mer flexibelt sätt att hantera tillfälliga toppar i arbetsbelastning vid sjukdom eller semestrar. Det blir dessutom minskat beroende av en enskild anställds kompetens, om ni har en ”Erik” som ofta rycker in, trots att han eller hon egentligen arbetar med något helt annat. Fördelen är också att kostnaderna för servicedesken anpassas utifrån rådande förutsättningar och antal användare – något som förstås växer och minskar i antal.

Proaktivt arbete med er servicedesk gör att ni slipper återkommande problem

Mycket handlar om proaktivitet – att arbeta för att problemen aldrig ens ska uppkomma. Fast pris per användare och månad skapar ett incitament för leverantören att säkerställa att så lite fel som möjligt inträffar. Är prissättningen löpande eller begränsad till X antal timmar per vecka eller månad? Då blir det lätt så att man avhjälper problemen provisoriskt – och de tenderar då att återkomma. För er IT-leverantör innebär förstås inte det något problem eftersom de kan debitera per timme. Att gå till botten med problemet kan innebära att väldigt mycket tid läggs på att lösa ett problem som ni som kund inte tagit höjd för kostnadsmässigt. Har ni ett fastprisavtal ligger det i bägges intresse att så lite fel som möjligt uppstår.

Vi på Coegi tycker att ni ska få bra IT-support från en professionell servicedesk, till ett fast pris. I samarbete med oss, gör vi ett stort förarbete för att säkerställa hög kvalitet i er miljö och att minimera risker. Vår kompetenta personal löser de allra flesta problemen direkt vid första kontakten, i kombination med garanterade svarstider både i telefon och e-post. Vi skapar även anpassningar, bistår med managering och gör lämpliga inställningar i er miljö för att säkerställa att så lite teknikkrångel som möjligt uppstår.

Vi erbjuder även standardrapporter som kartlägger ärendehanteringen och er IT-miljö. Där kan ni se inom vilka områden problem ofta uppstår och vi kan utifrån detta underlag föreslå förbättringar i miljön, alternativt hjälpa er att framställa lathundar som underlättar för era medarbetare. Rapporterna kan enkelt jämföras med andra aktörer i samma bransch och vi kan då påvisa problemområden som avviker eller rekommendera och applicera andra typer av smarta knep och lösningar. Vid en eventuell insats kan vi även ta ut uppföljande rapporter för att säkerställa att insatsen verkligen har lönat sig, jämfört med tidigare arbetssätt.

Ändra på ineffektiva arbetssätt med kvalitativ IT-support från en professionell aktör

I mångt och mycket handlar bra IT-support om att informera om hur man undviker ineffektivitet genom förändrade arbetssätt som ändå ger samma eller ännu bättre funktionalitet. För oss på Coegi handlar det i hög grad om att ständigt hålla våra kunder underrättade om vilka nya tjänster som tas fram och vilka möjligheter de kan ge dem.

I vår fastprismodell för servicedesk ingår bland annat all IT-support för Microsofts tjänster och svar på övriga IT-relaterade frågor som era medarbetare kan tänkas stöta på över i sitt dagliga arbete. Vi på Coegi kan även erbjuda en resurs på plats i din verksamhet under bestämda tider, helt utifrån era behov.


Servicedesk är Coegis flaggskepp och ansikte utåt. Tjänsten som aldrig tar semester, aldrig är sjukskriven och vars telefonslinga aldrig stängs av. När det stormar som mest – då står vi stabilt och är alltid redo att hjälpa er!
IT-support Coegi

Steget till den moderna arbetsplatsen med Coegi Modern Workplace

Visste ni förresten att vår servicedesk tillsammans med Microsoft 365 skapar Coegi Modern Workplace? Tjänsten är i korthet en molnbaserad arbetsplats som ger alla medarbetare säker realtidstillgång till sin information och chansen att samarbeta med varandra vart de än befinner sig. Vill ni även ha hjälp med att bestämma vem som har tillgång till vad och vart, så implementerar vi gärna apparna åt er och aktiverar smarta och produktiva policyer och funktioner utefter era unika önskemål.

Till dess att ni bestämt er för vår servicedesk eller Coegi Modern Workplace kommer här fem tips från Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” och User Experience Strategist & Designer på InUse, som kan förbättra den digitala arbetsmiljön från Kollega.

1. Gör IT-ronder och undersök den digitala arbetsmiljön, relativt enkelt. Men det viktigaste och det svåra är att få en organisation att agera på de fynd man gör i skyddsronden. Det har hittills inte varit självklart. IT-ronder måste därför in i det reguljära systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), för att undvika en parallell metodik för problem i den digitala arbetsmiljön.
 

2. Fånga upp problemen tidigare. Genomför riskbedömningar av ny IT redan i projekt- och planeringsstadiet, innan själva införandet – precis som man gör med andra förändringar i arbetsmiljön. Problemet är att det hittills saknats verktyg. Men nu har Prevent tagit fram verktyget ”Inför rätt IT” med checklistor för kravställning, utveckling, införande och mycket mer.
 

3. Ännu ett digitalt system är inte lösningen. Många problem i den digitala arbetsmiljön beror inte på ett enskilt system, utan på friktion och konflikter mellan två eller flera som vart och ett för sig kan vara helt ok.

Det är viktigt att förstå att problemen bara blir värre om man försöker integrera alla system med varandra. I stället behöver vi två saker: Vissa administrativa arbetsuppgifter bör inte digitaliseras – de bör avskaffas helt. Det leder till att vi måste rensa i systemfloran — vi behöver en ny kompetens: avvecklare, i stället för utvecklare.
 

4. Öka förståelsen. Företagsledningarna måste förstå arbetsmiljö och IT i praktiken – inte bara det fluffiga managementtugget om ”digitalisering”. De måste slå fast styrande principer kring arbete med kunder och medarbetare. De fackliga organisationerna har otaliga kurser för sina chefsmedlemmar om svåra samtal eller alkoholism, men inte en enda om hur man hanterar IT och IT-utveckling.
 

5. Förstärk utbildningarna. Digital arbetsmiljö måste skyndsamt in i arbetsmiljöutbildningarna. Och omvänt: arbetsmiljö måste in i utbildningarna för exempelvis utvecklare och programmerare.

Vill ni ta steget till en krångelfri arbetsplats med Coegi Modern Workplace? Läs mer här eller ta kontakt med oss, så pratar vi mer på en tidpunkt som passar er.

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Coegi - IT-support

Datum: 2019-03-04 17:51:36

Dela:

NYHETER

Lisa Nilsson säljare Coegi

Coegi förstärker sin säljorganisation mot ökad tillväxt

Vi förstärker ständigt vår organisation. Det innebär att vi hela tiden ökar vår kompetens och erfarenhet samt jobbar med vår strävan att ligga i framkant när det gäller att skapa kundnytta med hjälp av IT. Vår främsta tillgång är våra medarbetare och vi är alltid lika glada att få bredda vår samlade kunskap och samtidigt växa med hög kvalitet.

Vårt senaste tillskott har ännu inte börjat hos oss men vi vill ändå passa på att varmt välkomna Lisa Nilsson som tillträder som säljare hos oss den 1 april.

Lisa är Helsingborgstjejen med dubbel-kandidat som med sin förkärlek till staden där Coegis kontor ligger tog steget och blev göteborgare. Hon är världens morgonmänniska och gillar att vara aktiv på arbetsplatsen, gärna där hon får ha mycket sociala kontaktytor. Att vara service-minded ligger i hennes natur och av människor omkring henne har hon alltid fått höra att hon på ett naturligt sätt, genom ambition och driv, är duktig på att axla ansvar. Mao en klockren match för så väl oss som jobbar på Coegi som våra framtida och nuvarande kunder.

Varmt välkommen Lisa till Västsveriges mest omtyckta IT-företag!

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum: 2019-02-28 14:50:07

Dela:

NYHETER

Vi förstärker ständigt vår organisation. Det innebär att vi hela tiden ökar vår kompetens och erfarenhet samt jobbar med vår strävan att ligga i framkant när det gäller att skapa kundnytta med hjälp av IT. Vår främsta tillgång är våra medarbetare och vi är alltid lika glada att få bredda vår samlade kunskap och samtidigt växa med hög kvalitet.

Vårt senaste tillskott har ännu inte börjat hos oss men vi vill ändå passa på att varmt välkomna Lisa Nilsson som tillträder som säljare hos oss den 1 april.

Lisa är Helsingborgstjejen med dubbel-kandidat som med sin förkärlek till staden där Coegis kontor ligger tog steget och blev göteborgare. Hon är världens morgonmänniska och gillar att vara aktiv på arbetsplatsen, gärna där hon får ha mycket sociala kontaktytor. Att vara service-minded ligger i hennes natur och av människor omkring henne har hon alltid fått höra att hon på ett naturligt sätt, genom ambition och driv, är duktig på att axla ansvar. Mao en klockren match för så väl oss som jobbar på Coegi som våra framtida och nuvarande kunder.

Varmt välkommen Lisa till Västsveriges mest omtyckta IT-företag!

MISSA INGET MED VÅRT NYHETSBREV – din epost mot vår kunskap

Datum:

Dela:

NYHETER

VAD SÄGER VÅRA KUNDER OM OSS?